Initiative 06 · Streamlined Notary Services
Trở thành công chứng viên Nevada mất bốn đến sáu tuần và một mê cung gồm nhiều bước riêng rẽ. Dr. Howell Shaw sẽ hiện đại hóa phần thuộc về Lục Sự Quận, số hóa khoản bảo lãnh $10,000 và việc nộp lời tuyên thệ, bổ sung theo dõi trạng thái theo thời gian thực, và phối hợp chặt chẽ với Bộ Trưởng Hành Chính Tiểu Bang, để các công chứng viên bắt đầu làm việc sớm hơn.
Thách thức hôm nay
Trên giấy tờ, trở thành công chứng viên rất đơn giản. Trên thực tế, nó trải qua nhiều cơ quan, vài biểu mẫu, một khoản bảo lãnh, và một lần nộp hồ sơ trực tiếp, kéo dài suốt bốn đến sáu tuần. Đây là nơi nó bị mắc kẹt.
Trở thành công chứng viên Nevada nghĩa là phải xoay xở cùng lúc nhiều cơ quan và nhiều bước: một đơn nộp cho Bộ Trưởng Hành Chính Tiểu Bang qua SilverFlume, một khóa đào tạo và kỳ thi, việc mua một khoản bảo lãnh $10,000, và một lần nộp riêng khoản bảo lãnh cùng lời tuyên thệ cho Lục Sự Quận. Mỗi bước nằm trong một ngăn riêng của nó, với biểu mẫu riêng, mốc thời gian riêng, và cách bị mắc kẹt riêng.
Từ thời điểm người nộp đơn bắt đầu đến ngày nhiệm vụ có hiệu lực, toàn bộ vòng quy trình thường kéo dài bốn đến sáu tuần. Đối với một người cần công chứng giấy tờ kết thúc giao dịch, hồ sơ tòa án, hoặc giấy tờ kinh doanh cho công việc, mỗi tuần trong số đó là thu nhập bị bỏ lỡ và khách hàng phải chờ đợi.
Phần thuộc về Lục Sự Quận, ghi nhận khoản bảo lãnh và tổ chức lễ tuyên thệ nhậm chức, từ trước đến nay vẫn dựa vào việc đến trực tiếp và giấy tờ. Một chuyến đi xuống trung tâm, một hàng người, một con dấu, và một hồ sơ nộp bằng tay. Nó vẫn hoạt động, nhưng lại thêm những ngày mà việc nộp hồ sơ hiện đại đơn giản là không cần đến.
Một khi hồ sơ được nộp, người nộp đơn thường phải đoán mò. Khoản bảo lãnh đã được chấp nhận chưa? Lời tuyên thệ đã được ghi nhận chưa? Nhiệm vụ đã có hiệu lực chưa? Không có công cụ theo dõi trạng thái, cách duy nhất để biết là một cuộc gọi điện hoặc một chuyến đi nữa, và sự bất định đó tự nó đã là một dạng chậm trễ.
Một nhiệm vụ công chứng Nevada kéo dài bốn năm. Khi nó hết hạn, công chứng viên không thể hành nghề hợp pháp, và nhiều người chỉ phát hiện ra khoảng trống đó khi một khách hàng đang ngồi đối diện. Không có lời nhắc thân thiện nào được tích hợp vào quy trình, nên việc gia hạn bị xử lý muộn, trong áp lực, hoặc không hề được xử lý.
Các công ty chứng nhận quyền sở hữu, văn phòng ký quỹ, hãng luật, ngân hàng, và doanh nghiệp nhỏ đều phụ thuộc vào việc có công chứng viên trong đội ngũ. Khi việc bổ nhiệm chậm, việc tuyển dụng chậm, những khoảng trống nhân sự mở ra, và các giao dịch phải chờ. Một con đường bổ nhiệm nhanh hơn là một con đường nhanh hơn đến một nền kinh tế Clark County vận hành trơn tru.
Trải nghiệm hiện tại
Hãy theo chặng đường mà một cư dân Clark County phải trải qua ngay lúc này, và để ý nơi mà văn phòng Lục Sự thêm vào thời gian mà việc nộp hồ sơ hiện đại có thể trả lại.
Bạn phải ít nhất 18 tuổi, là cư dân Nevada hoặc người làm việc tại Nevada, có khả năng đọc và viết tiếng Anh, và không có một số tiền án khiến bị loại. Hầu hết người nộp đơn vượt qua tiêu chí này một cách dễ dàng, nhưng họ phải tự xác nhận điều đó trước.
Nevada yêu cầu phải có giáo dục công chứng trước lần bổ nhiệm đầu tiên. Người nộp đơn hoàn thành một khóa học được tiểu bang phê duyệt và vượt qua kỳ thi với số điểm ít nhất 80%. Điều này bảo vệ công chúng, và đó là một bước đáng giữ lại.
Bản thân đơn nộp được gửi đến Bộ Trưởng Hành Chính Tiểu Bang Nevada, thường là qua cổng SilverFlume, kèm lệ phí nộp đơn của tiểu bang. Bộ Trưởng Hành Chính Tiểu Bang, chứ không phải Lục Sự, mới là người cấp nhiệm vụ công chứng thực tế.
Trước khi một công chứng viên có thể hành nghề, luật Nevada yêu cầu một khoản bảo lãnh $10,000, thường được mua từ một công ty bảo lãnh hoặc đại lý bảo hiểm với một khoản phí khiêm tốn. Khoản bảo lãnh bảo vệ công chúng khỏi mọi sai sót hoặc hành vi sai trái.
Đây là lúc văn phòng Lục Sự vào cuộc: khoản bảo lãnh và lời tuyên thệ nhậm chức được nộp và ghi nhận với Lục Sự Quận. Từ trước đến nay điều này đồng nghĩa với một lần đến trực tiếp, giấy tờ, và thời gian xử lý trước khi mọi thứ được lưu vào hồ sơ.
Một khi khoản bảo lãnh được nộp và lời tuyên thệ được ghi nhận, nhiệm vụ bắt đầu có hiệu lực. Sau đó công chứng viên đặt một con dấu chính thức và sổ ghi chép và cuối cùng đã sẵn sàng làm việc, thường là bốn đến sáu tuần sau khi bắt đầu.
Bộ Trưởng Hành Chính Tiểu Bang cấp nhiệm vụ. Hai bước mà Lục Sự Quận kiểm soát, nộp khoản bảo lãnh $10,000 và ghi nhận lời tuyên thệ, chính là nơi kế hoạch này loại bỏ trở ngại.
Tầm nhìn
Hãy hình dung phần bổ nhiệm công chứng thuộc về Lục Sự được xây dựng lại theo cách của một sản phẩm tuyệt vời: kỹ thuật số, minh bạch, phối hợp nhịp nhàng, và sẵn sàng cho những gì sắp tới.
Chuyển phần thuộc về Lục Sự, việc nộp khoản bảo lãnh $10,000 và tổ chức lễ tuyên thệ, sang một con đường trực tuyến an toàn, để một bước từng đồng nghĩa với một chuyến đi xuống trung tâm có thể được hoàn tất và xác nhận trong vài phút.
Cho mỗi người nộp đơn một góc nhìn trực tiếp về chính xác họ đang ở đâu: đã nhận khoản bảo lãnh, đã ghi nhận lời tuyên thệ, nhiệm vụ đã có hiệu lực. Không còn đoán mò, không còn những cuộc gọi chỉ để hỏi 'xong chưa vậy?'
Phối hợp sát cánh với Bộ Trưởng Hành Chính Tiểu Bang và SilverFlume để việc nộp hồ sơ của Lục Sự khớp gọn gàng vào quy trình của tiểu bang, ít lần chuyển giao hơn, ít sai sót bị bỏ lọt hơn, ít tuần hơn.
Chủ động nhắc nhở các công chứng viên từ rất sớm trước khi nhiệm vụ bốn năm của họ hết hạn, để không bao giờ có khoảng trống nhân sự bất ngờ và việc gia hạn diễn ra một cách thong thả và đúng hạn.
Khảo sát mức độ sẵn sàng của văn phòng đối với công chứng điện tử và công chứng trực tuyến từ xa (RON) theo luật Nevada, để Clark County sẵn sàng khi công chứng kỹ thuật số tiếp tục phát triển.
Lưu giữ hồ sơ khoản bảo lãnh và lời tuyên thệ trong một hệ thống kỹ thuật số an toàn, có thể tìm kiếm, dễ xác minh hơn, khó thất lạc hơn, và được xây dựng để bảo vệ sự liêm chính của mọi nhiệm vụ được lưu trữ.
Cách thức hoạt động
Cùng những bảo đảm pháp lý, ít trở ngại hơn nhiều. Đây là chặng đường một công chứng viên đi theo Tiêu Chuẩn Shaw.
Người nộp đơn bắt đầu trên một quy trình trực tuyến có hướng dẫn, giải thích trước mọi yêu cầu, các điều kiện, việc đào tạo, khoản bảo lãnh, và việc nộp hồ sơ cho Lục Sự, để không có gì gây bất ngờ giữa chừng.
Người nộp đơn hoàn thành chương trình giáo dục công chứng do tiểu bang yêu cầu và vượt qua kỳ thi với 80% trở lên. Bước bảo vệ công chúng này vẫn ở đúng vị trí vốn có của nó.
Đơn xin bổ nhiệm được gửi đến Bộ Trưởng Hành Chính Tiểu Bang Nevada qua SilverFlume, cơ quan cấp nhiệm vụ, với quy trình của Lục Sự được thiết kế để phối hợp gọn gàng song song.
Thay vì một chuyến đi xuống trung tâm, người nộp đơn gửi khoản bảo lãnh $10,000 của mình cho Lục Sự thông qua một lần nộp hồ sơ trực tuyến an toàn, với xác nhận rõ ràng ngay khi nó được tiếp nhận.
Lời tuyên thệ nhậm chức được Lục Sự tổ chức và ghi nhận thông qua một con đường tinh gọn, đã xác minh danh tính, bước cuối cùng ở cấp quận, được xử lý mà không phải xếp hàng.
Trong suốt quá trình, một công cụ theo dõi trực tiếp cho thấy từng mốc được hoàn thành: đã nhận khoản bảo lãnh, đã ghi nhận lời tuyên thệ, nhiệm vụ đã có hiệu lực, có thể xem bất cứ lúc nào, từ bất kỳ thiết bị nào.
Một khi có hiệu lực, công chứng viên đã sẵn sàng phục vụ. Sau đó hệ thống âm thầm theo dõi đồng hồ bốn năm và gửi lời nhắc gia hạn từ rất sớm, để nhiệm vụ không bao giờ vô tình hết hạn.
Tìm hiểu sâu về tính năng
Mảnh ghép thuộc về Lục Sự, được hoàn tất từ bất cứ đâu.
Luôn biết chính xác nhiệm vụ của bạn đang ở đâu.
Không bao giờ để một nhiệm vụ hết hạn một cách bất ngờ nữa.
Chuẩn bị cho hướng đi của ngành công chứng.
Ai được hưởng lợi
Một con đường bổ nhiệm nhanh hơn không phải là một sửa chữa nhỏ lẻ. Nó lan tỏa đến các ngành và cư dân phụ thuộc vào công chứng viên mỗi ngày.
Bất kỳ ai nhận hoặc gia hạn nhiệm vụ đều có một con đường nhanh hơn, rõ ràng hơn, và những lời nhắc giúp họ duy trì hoạt động trọn vẹn bốn năm.
Việc kết thúc giao dịch phụ thuộc vào công chứng viên. Bổ nhiệm nhanh hơn đồng nghĩa với bố trí nhân sự nhanh hơn, ít khoảng trống nhân sự hơn, và các giao dịch diễn ra đúng tiến độ.
Các hãng luật, ngân hàng, và văn phòng kế toán luôn có công chứng viên sẵn sàng cho việc nộp hồ sơ, bản khai có tuyên thệ, và ký kết. Một con đường nhanh hơn giúp đội ngũ của họ luôn sẵn sàng.
Các doanh nghiệp nhỏ cần một công chứng viên nội bộ có thể bổ nhiệm một thành viên trong đội ngũ trong thời gian ngắn hơn, và tốn ít thời gian hơn để xoay xở với giấy tờ.
Nhiều công chứng viên hơn, sẵn sàng phục vụ đáng tin cậy hơn, đồng nghĩa với việc cư dân khắp Clark County có thể công chứng một chữ ký khi nào và ở đâu họ cần.
Các công ty dựa vào nhiều công chứng viên được bổ nhiệm có được một quy trình dễ dự đoán, dễ theo dõi để đưa và giữ cả đội ngũ của họ trong trạng thái hoạt động.
Hiện nay so với Tiêu Chuẩn Shaw
| Yếu tố | Hôm nay | Tiêu chuẩn Shaw |
|---|---|---|
| Nộp khoản bảo lãnh & lời tuyên thệ | Trực tiếp, trên giấy, ở trung tâm | Nộp hồ sơ trực tuyến an toàn từ bất cứ đâu |
| Thời gian để được bổ nhiệm | Thường là 4-6 tuần | Mục tiêu: nhanh hơn một cách đáng kể |
| Khả năng theo dõi trạng thái | Đoán mò và gọi điện | Công cụ theo dõi trực tiếp, theo thời gian thực |
| Phối hợp với Bộ Trưởng Hành Chính Tiểu Bang | Các bước riêng rẽ, tách biệt | Các lần chuyển giao phối hợp chặt chẽ |
| Gia hạn | Dễ quên, thường trễ | Nhắc nhở chủ động trước khi hết hạn |
| Hồ sơ | Hồ sơ trên giấy | Hồ sơ kỹ thuật số an toàn, có thể tìm kiếm |
| Công chứng điện tử / RON | Chưa được giải quyết một cách chủ động | Mức độ sẵn sàng được khảo sát theo luật Nevada |
Dựa trên kinh nghiệm của Dr. Shaw
Kế hoạch này không phải là một sự phỏng đoán. Đó chính là công việc mà Dr. Shaw đã làm suốt sự nghiệp trong lĩnh vực thiết kế sản phẩm, áp dụng cho văn phòng Lục Sự.
Dr. Shaw đã học thiết kế sản phẩm tại Stanford, nơi ông học cách bắt đầu từ con người ở phía bên kia của một quy trình, không phải biểu mẫu, không phải văn phòng, mà là người đang cố hoàn thành một việc gì đó.
Là Giám Đốc Thiết Kế tại frogdesign, một trong những công ty thiết kế được kính trọng nhất thế giới, ông đã dẫn dắt các nhóm biến những trải nghiệm phức tạp, bực bội thành những trải nghiệm đơn giản cho các tổ chức toàn cầu.
Ông đã sáng lập envision ID, xây dựng sản phẩm và dịch vụ từ con số không, kỷ luật của việc cho ra đời một thứ thực thụ, đúng hạn, thực sự hữu dụng cho những người sử dụng nó.
Lấy một chặng đường gian nan kéo dài bốn đến sáu tuần qua nhiều cơ quan và làm cho nó nhanh hơn, rõ ràng hơn chính là công việc Dr. Shaw đã làm suốt cả sự nghiệp. Văn phòng Lục Sự là quy trình tiếp theo cần thiết kế lại.
Triển khai theo từng giai đoạn
Bắt đầu với thắng lợi có tác động lớn nhất nằm hoàn toàn trong thẩm quyền của Lục Sự, rồi mở rộng ra ngoài.
Thiết lập việc nộp hồ sơ trực tuyến an toàn cho khoản bảo lãnh $10,000 và lời tuyên thệ nhậm chức, kèm xác nhận tức thì, thắng lợi nhanh nhất, có tác động lớn nhất, hoàn toàn trong thẩm quyền riêng của Lục Sự.
Phủ lên quy trình một công cụ theo dõi trạng thái theo thời gian thực và bật các lời nhắc gia hạn, để người nộp đơn luôn biết mình đang ở đâu và công chứng viên không bao giờ hết hạn một cách bất ngờ.
Tăng cường phối hợp với Bộ Trưởng Hành Chính Tiểu Bang và SilverFlume, và đánh giá mức độ sẵn sàng của văn phòng đối với công chứng điện tử và công chứng trực tuyến từ xa theo luật Nevada.
Các biện pháp bảo vệ
Tốc độ và sự liêm chính không phải là một sự đánh đổi khi một quy trình được thiết kế tốt. Những biện pháp bảo vệ này được tích hợp ngay từ đầu.
Mọi bước trực tuyến đều được xây dựng quanh việc xác minh ai đang nộp hồ sơ và tuyên thệ, để một quy trình nhanh hơn không bao giờ trở nên lỏng lẻo hơn.
Khoản bảo lãnh $10,000 và lời tuyên thệ nhậm chức vẫn bắt buộc và được ghi nhận đầy đủ, các biện pháp bảo vệ công chúng trong NRS Chương 240 vẫn được giữ vững.
Việc nộp hồ sơ kỹ thuật số làm cho việc phát hiện sai sót và bất thường dễ dàng hơn, chứ không khó hơn, với những bước kiểm tra cảnh báo vấn đề trước khi một nhiệm vụ có hiệu lực.
Hồ sơ khoản bảo lãnh và lời tuyên thệ được lưu trữ trong một hệ thống an toàn, kiểm soát quyền truy cập, bảo vệ cả thông tin của công chứng viên lẫn sự liêm chính của hồ sơ công.
Mọi thứ được thiết kế để vận hành trong khuôn khổ các đạo luật công chứng của Nevada. Hiện đại hóa trải nghiệm không bao giờ đồng nghĩa với việc bẻ cong những quy tắc giữ cho công chứng đáng tin cậy.
Bộ Trưởng Hành Chính Tiểu Bang vẫn cấp nhiệm vụ. Lục Sự Quận xử lý việc nộp khoản bảo lãnh và lời tuyên thệ. Kế hoạch này tăng tốc phần việc của Lục Sự, nó không làm mờ ranh giới.
Qua những con số
Các chỉ tiêu cho phần thuộc về Lục Sự trong quy trình, được trình bày dưới dạng mục tiêu, theo đuổi một cách có trách nhiệm theo luật Nevada.
Một nhiệm vụ công chứng không nên mất một tháng rưỡi với biểu mẫu, lệ phí, và những chuyến đi xuống trung tâm. Phần thuộc về Lục Sự trong quy trình đó có thể được xử lý trực tuyến trong vài phút, và các biện pháp bảo vệ công chúng vẫn ở đúng vị trí vốn có của chúng. Tôi đã dành cả sự nghiệp để biến những quy trình chậm chạp, rối rắm thành đơn giản. Clark County xứng đáng với chính tiêu chuẩn đó.
Những câu hỏi
Bạn phải ít nhất 18 tuổi, là cư dân Nevada hoặc làm việc tại Nevada, có khả năng đọc và viết tiếng Anh, và không có một số tiền án khiến bị loại. Bạn hoàn thành chương trình đào tạo do tiểu bang yêu cầu, vượt qua kỳ thi với ít nhất 80%, nộp đơn cho Bộ Trưởng Hành Chính Tiểu Bang, có được một khoản bảo lãnh $10,000, và nộp khoản bảo lãnh đó cùng lời tuyên thệ nhậm chức của bạn cho Lục Sự Quận.
Không. Con số $10,000 là mức bảo hiểm của một khoản bảo lãnh, một hình thức bảo hiểm bảo vệ công chúng nếu một công chứng viên phạm sai sót hoặc hành xử không đúng. Bạn mua khoản bảo lãnh từ một công ty bảo lãnh hoặc đại lý bảo hiểm với một khoản phí khiêm tốn, thường chỉ là một phần nhỏ của con số đó, rồi nộp khoản bảo lãnh cho Lục Sự Quận.
Mục tiêu là có, cụ thể đối với phần quy trình mà Lục Sự kiểm soát. Bằng cách chuyển việc nộp khoản bảo lãnh và lời tuyên thệ sang một con đường trực tuyến an toàn, bổ sung theo dõi trạng thái, và phối hợp chặt chẽ với Bộ Trưởng Hành Chính Tiểu Bang, bước thuộc về Lục Sự có thể rút từ một chuyến đi xuống trung tâm xuống còn vài phút trực tuyến. Tiến độ tổng thể cũng phụ thuộc vào tiểu bang và vào từng người nộp đơn, nên các cải tiến được trình bày dưới dạng mục tiêu.
Không. Bộ Trưởng Hành Chính Tiểu Bang Nevada cấp nhiệm vụ công chứng. Vai trò của Lục Sự Quận theo NRS Chương 240 là nộp khoản bảo lãnh $10,000 và tổ chức cùng ghi nhận lời tuyên thệ nhậm chức. Kế hoạch này tập trung hoàn toàn vào việc làm cho phần thuộc về Lục Sự nhanh hơn và rõ ràng hơn.
RON cho phép một công chứng viên thực hiện việc công chứng cho người ký thông qua công nghệ âm thanh-hình ảnh an toàn thay vì gặp trực tiếp. Nevada đã quy định về công chứng điện tử và từ xa theo luật tiểu bang và quy tắc của Bộ Trưởng Hành Chính Tiểu Bang. Kế hoạch này cam kết văn phòng Lục Sự sẽ đánh giá mức độ sẵn sàng hỗ trợ các hoạt động công chứng điện tử và RON, trong khuôn khổ những gì luật pháp và Bộ Trưởng Hành Chính Tiểu Bang yêu cầu.
Một nhiệm vụ công chứng Nevada kéo dài bốn năm. Khi nó hết hạn, công chứng viên phải gia hạn để tiếp tục hành nghề. Hiện nay rất dễ quên mất ngày đó. Kế hoạch này bổ sung những lời nhắc chủ động từ rất sớm trước khi hết hạn, cùng một con đường gia hạn điền sẵn, để các nhiệm vụ luôn có hiệu lực và không bao giờ có khoảng trống nhân sự bất ngờ.
Chi phí thường bao gồm lệ phí nộp đơn cho Bộ Trưởng Hành Chính Tiểu Bang (khoảng $35), khóa đào tạo và kỳ thi công chứng bắt buộc (thường khoảng $45), phí của khoản bảo lãnh, và chi phí của một con dấu chính thức cùng sổ ghi chép. Số tiền chính xác thay đổi tùy nhà cung cấp và do tiểu bang cùng các nhà cung cấp ấn định, không phải do chúng tôi tự đặt ra, chúng được liệt kê để tham khảo.
Một nhiệm vụ công chứng từ tiểu bang khác không được chuyển sang. Nếu bạn là cư dân Nevada hoặc làm việc tại Nevada, bạn có thể nộp đơn xin một nhiệm vụ tại Nevada bằng cách hoàn thành cùng những bước mà mọi người nộp đơn mới đều theo, đào tạo, kỳ thi, nộp đơn cho Bộ Trưởng Hành Chính Tiểu Bang, khoản bảo lãnh $10,000, và nộp khoản bảo lãnh cùng lời tuyên thệ cho Lục Sự Quận.
Không. Mục tiêu là bổ sung một con đường trực tuyến nhanh, an toàn cho bước nộp khoản bảo lãnh và tuyên thệ thuộc về Lục Sự, chứ không phải lấy đi các lựa chọn. Những cư dân ưa chuộng xử lý hồ sơ của mình trực tiếp vẫn có thể làm vậy, trong khi mọi người đều hưởng lợi từ một quy trình rõ ràng hơn, dễ theo dõi hơn.
Đây là những mục tiêu của Dr. Shaw cho văn phòng, và mỗi mục tiêu đều phải vận hành trong khuôn khổ luật Nevada và các quy trình của quận, phối hợp với Bộ Trưởng Hành Chính Tiểu Bang. Cam kết là mang kỷ luật thiết kế sản phẩm thực thụ vào công việc của Lục Sự và theo đuổi những cải tiến này một cách có trách nhiệm.
Nevada Secretary of State, Notary
NV SOS, Step-by-Step Guide to a Notary Commission
Nguồn: www.nvsos.gov/sos/licensing/notary/step-by-step-guide-to-become-a-notary →
Nevada Revised Statutes, Chapter 240, Notaries Public
Clark County Clerk, Official Site
Nguồn: www.clarkcountynv.gov/government/elected_officials/county_clerk →
Các số liệu được lấy từ các nguồn công khai của Quận Clark, Bộ trưởng Hành chính Tiểu bang Nevada, và du lịch Las Vegas và được trình bày để tham khảo. Các đề xuất mô tả những mục tiêu của Dr. Shaw cho văn phòng và tuân theo luật Nevada hiện hành và các quy trình của quận. Được chi trả bởi Friends of Howell Shaw.
Một văn phòng Lục Sự hiện đại đồng nghĩa với việc công chứng viên làm việc sớm hơn, doanh nghiệp được bố trí nhân sự nhanh hơn, và cư dân được phục vụ mà không phải chờ đợi. Hãy đóng góp để giúp điều này thành hiện thực.
