Initiative 05 · Taxpayer Savings & Efficiency

Dịch vụ tốt hơn.
Chi phí thấp hơn.
Trân trọng từng đồng đô la.

Vận hành kỷ luật và tự động hóa có trách nhiệm, có con người giám sát giúp cắt giảm lãng phí trong văn phòng Lục Sự Clark County, mà không cắt giảm dịch vụ mà cư dân dựa vào. Đây chính là cỗ máy hiệu quả tài trợ cho phần còn lại của kế hoạch.

  • Vận hành kỷ luật, công cụ hiện đại, và một văn hóa coi tiền công như tiền đi vay, bởi vì đúng là như vậy.
  • Tự động hóa có trách nhiệm đảm nhận những công việc lặp đi lặp lại để nhân viên được đào tạo có thể dành thời gian cho con người.
  • Mỗi đồng đô la tiết kiệm được đều được tái đầu tư vào dịch vụ nhanh hơn cho cư dân và doanh nghiệp của Clark County.
Giấy → Kỹ thuật số
Các hồ sơ thường nhật chuyển từ tập giấy sang hồ sơ kỹ thuật số an toàn, có thể tìm kiếm, được sao lưu, và rẻ hơn nhiều để lưu trữ.
Giờ công nhân viên
Được giành lại từ việc nhập dữ liệu thủ công, lưu hồ sơ, và nhập lại, rồi chuyển hướng sang việc giúp đỡ công chúng.
Ít sai sót hơn
Việc tiếp nhận kỹ thuật số đã được kiểm chứng nhắm tới việc cắt giảm những lỗi gõ và vòng làm lại vốn âm thầm tiêu tốn thời gian và tiền bạc.
$0 bị lãng phí
Tiêu chuẩn trách nhiệm mà chúng tôi áp dụng cho mọi quy trình, hợp đồng, và khoản mục.
Thách thức hôm nay

Các quy trình thủ công, lệ thuộc giấy tờ âm thầm khiến người đóng thuế tốn tiền, mỗi một ngày.

Chẳng có gì trông có vẻ nghiêm trọng. Vài phút dôi ra mỗi giao dịch, một lần phê duyệt thừa, một hồ sơ được nhập lại bằng tay. Nhưng ở quy mô của một văn phòng toàn quận, chính sự thường nhật là nơi lãng phí trú ngụ, và là nơi không có khả năng theo dõi ngân sách dựa trên hiệu suất để phát hiện ra nó.

Giấy tờ tốn kém theo những cách bạn không bao giờ thấy

Mỗi tập giấy đều phải được in, xử lý, luân chuyển, chỉnh sửa, sao chép, gửi đi, rồi lưu trữ, thường là hàng chục năm theo quy định lưu trữ hồ sơ của Nevada. Chi phí không phải là tờ giấy; mà là số phút công nhân viên gắn với mỗi tờ giấy, nhân lên qua hàng chục nghìn giao dịch mỗi năm.

Việc nhập lại thủ công sinh ra sai sót

Khi một cư dân viết thông tin lên một biểu mẫu và một nhân viên gõ nó vào hệ thống, cùng một dữ liệu được nhập hai lần. Mỗi lần chuyển giao là một cơ hội cho một con số bị đọc sai hoặc một cái tên bị đảo lộn, và mỗi sai sót trở thành một lần chỉnh sửa, một cuộc gọi lại, và một chuyến quay lại trung tâm.

Không có khả năng theo dõi ngân sách dựa trên hiệu suất

Quá nhiều cơ quan công lập lập ngân sách theo quán tính: con số của năm ngoái cộng thêm một chút. Không có dữ liệu chi phí theo từng giao dịch và các chỉ số hiệu suất rõ ràng, rất khó để biết quy trình nào hiệu quả, quy trình nào lãng phí, và nơi nào một đồng đầu tư mang lại nhiều dịch vụ nhất.

Lãng phí ẩn trong sự thường nhật

Lãng phí lớn lên trang nhất; lãng phí nhỏ làm nên ngân sách. Vài phút dôi ra mỗi giao dịch, một bước phê duyệt thừa, một hợp đồng nhà cung cấp vượt quá nhu cầu, chẳng cái nào trông có vẻ nghiêm trọng, nhưng ở quy mô của một văn phòng toàn quận nó cộng dồn thành tiền thật thuộc về người đóng thuế.

Việc lưu trữ và truy xuất không bao giờ ngừng tính phí

Hồ sơ giấy không chỉ tốn tiền một lần. Chúng tốn tiền mỗi năm chúng nằm trong kho vật lý phải thuê, bảo vệ, và điều hòa khí hậu, rồi lại tốn tiền mỗi lần ai đó phải đích thân lấy ra, sao chép, và lưu lại. Đồng hồ tính tiền vẫn chạy rất lâu sau khi giao dịch đã xong.

Các hợp đồng tự động gia hạn trôi dạt khỏi phạm vi

Các hợp đồng phần mềm và dịch vụ ký từ nhiều năm trước âm thầm gia hạn, thường cho dung lượng mà văn phòng không còn dùng hoặc các tính năng đã vượt khỏi nhu cầu. Không có một nhịp rà soát kỷ luật, một thỏa thuận với nhà cung cấp từng hợp lý trở thành một khoản phí cố định mà không ai chất vấn.

Lãng phí nhỏ tích lũy như thế nào

Vài phút lãng phí không bao giờ chỉ là vài phút.

Mang tính minh họa, không phải một bảo đảm, nhưng phép tính của một văn phòng toàn quận không hề khoan nhượng. Những điểm kém hiệu quả nhỏ xíu, lặp lại hàng chục nghìn lần mỗi năm, trở thành tiền thật của người đóng thuế.

Vài phút lãng phí mỗi giao dịch thường nhật nghe có vẻ chẳng đáng kể khi xét riêng lẻ.

Nhân lên qua hàng chục nghìn giao dịch mà văn phòng xử lý mỗi năm.

Cộng thêm giấy, in ấn, luân chuyển, và lưu trữ vật lý gắn với mỗi giao dịch.

Tiền thật, giờ công nhân viên và đô la, vốn có thể được trả lại cho dịch vụ nhanh hơn.

Trải nghiệm hiện tại

Nơi lãng phí ẩn náu trong một văn phòng vận hành bằng giấy tờ.

Hãy theo một giao dịch thường nhật duy nhất đi qua văn phòng hiện nay. Ở mỗi bước, tiền công và số phút công nhân viên rò rỉ ra một cách âm thầm.

  1. 1
    Tiếp nhận

    Một cư dân điền một biểu mẫu giấy bằng tay. Nếu một ô không rõ ràng hoặc bị thiếu, tập hồ sơ bị đình trệ cho đến khi ai đó phát hiện ra.

    Chi phí ẩn: Thời gian công nhân viên dành để rà soát và chỉnh sửa trước khi bất cứ điều gì có thể tiến triển.

  2. 2
    Nhập lại

    Một nhân viên gõ thông tin viết tay vào hệ thống của văn phòng, cùng một dữ liệu, được nhập lần thứ hai.

    Chi phí ẩn: Công sức bị nhân đôi cộng thêm một cơ hội mới cho các lỗi sao chép.

  3. 3
    Luân chuyển

    Tập hồ sơ vật lý được mang đi, chất đống, hoặc gửi qua lại giữa các bàn để rà soát, ký, và phê duyệt.

    Chi phí ẩn: Thời gian nhàn rỗi khi giấy tờ nằm chờ trong khay thay vì được xử lý.

  4. 4
    Lưu trữ

    Hồ sơ đã hoàn tất được lưu vào kho vật lý phải thuê, điều hòa khí hậu, và giữ lại trong nhiều năm.

    Chi phí ẩn: Chi phí cơ sở vật chất và nhân công liên tục, tăng lên mỗi một năm.

  5. 5
    Truy xuất

    Khi một hồ sơ lại cần đến, ai đó phải đích thân tìm, lấy ra, sao chép, và lưu lại nó.

    Chi phí ẩn: Số phút mỗi yêu cầu nhân lên qua hàng nghìn yêu cầu.

  6. 6
    Chỉnh sửa

    Nếu một sai sót lọt qua, cả vòng quy trình bắt đầu lại: cư dân được gọi lại, tập hồ sơ được lấy ra lần nữa, và bản sửa được lưu lại.

    Chi phí ẩn: Việc làm lại thường tốn kém hơn cả giao dịch ban đầu.

Tầm nhìn

Làm được nhiều hơn với cùng nguồn lực.

Vận hành kỷ luật và tự động hóa có trách nhiệm: nộp hồ sơ không giấy tờ, tự động hóa quy trình, một tư duy lập ngân sách dựa trên hiệu suất và từ con số không, trách nhiệm của nhà cung cấp, giảm gian lận và sai sót, và khoản tiết kiệm được tái đầu tư trở lại vào dịch vụ. Đây chính là cỗ máy hiệu quả, sáng kiến giúp tài trợ cho sáu sáng kiến còn lại.

Nộp hồ sơ không giấy tờ

Chuyển các giao dịch thường nhật về hôn nhân, doanh nghiệp (DBA), công chứng, và hồ sơ sang việc tiếp nhận kỹ thuật số đã kiểm chứng để dữ liệu được thu thập gọn gàng một lần, ngay tại nguồn.

Tự động hóa quy trình

Để phần mềm có trách nhiệm, có con người giám sát đảm nhận việc luân chuyển, kiểm chứng, và tạo hồ sơ lặp đi lặp lại, phần việc tẻ nhạt, chứ không phải phần phán đoán.

Lập ngân sách theo hiệu suất

Áp dụng một tư duy lập ngân sách dựa trên hiệu suất và từ con số không: mỗi khoản mục giành được chỗ đứng của mình bằng cách chứng minh dịch vụ mà nó mang lại trên mỗi đồng đô la.

Trách nhiệm của nhà cung cấp

Buộc mọi hợp đồng phải có kết quả đo lường được, giá cả cạnh tranh, và một lối thoát rõ ràng, không có lãng phí từ việc tự động gia hạn.

Giảm gian lận & sai sót

Hồ sơ kỹ thuật số đã kiểm chứng và nhật ký kiểm toán khiến gian lận khó hơn và những lỗi vô tình hiếm hơn, bảo vệ cả người đóng thuế lẫn người nộp đơn.

Tái đầu tư khoản tiết kiệm

Những đồng đô la được giải phóng nhờ hiệu quả không biến mất vào một quỹ đen, chúng được tái đầu tư vào dịch vụ nhanh hơn, thân thiện hơn cho công chúng.

Sáng kiến này chính là cỗ máy hiệu quả của kế hoạch. Những đồng đô la và giờ làm mà nó giải phóng chính là thứ khiến giấy phép kết hôn nhanh hơn, đăng ký doanh nghiệp tức thì, dịch vụ công chứng tinh gọn, và sự minh bạch được nâng cao trở nên khả thi về mặt chi phí.

Cách thức hoạt động

Cách khoản tiết kiệm được tìm ra, đo lường, và tái đầu tư.

Một kỷ luật có thể lặp lại, không phải một lần cắt giảm duy nhất. Bạn không thể tiết kiệm điều mà bạn chưa đo lường, nên đo lường đến trước và trách nhiệm đến sau cùng.

01

Lập bản đồ mọi quy trình và chi phí thực của nó

Ghi lại từng giao dịch thường nhật từ đầu đến cuối và ước tính chi phí thực theo từng giao dịch về thời gian công nhân viên, vật liệu, và lưu trữ. Bạn không thể tiết kiệm điều mà bạn chưa đo lường.

02

Tìm ra trở ngại và lãng phí

Xác định các bước thừa, việc nhập dữ liệu trùng lặp, việc nhập lại thủ công, và bất kỳ lần phê duyệt nào làm tăng độ chậm trễ mà không tăng sự bảo vệ. Đánh dấu các hợp đồng nhà cung cấp vượt quá nhu cầu hoặc tự động gia hạn.

03

Thiết kế lại những quy trình làm việc có tác động lớn nhất

Ưu tiên những thay đổi mang lại nhiều dịch vụ nhất trên mỗi đồng đô la, thường là việc tiếp nhận không giấy tờ và luân chuyển tự động cho các giao dịch có khối lượng lớn nhất trước.

04

Tự động hóa có trách nhiệm, với một con người trong vòng kiểm soát

Chỉ triển khai tự động hóa ở những nơi một người được đào tạo rà soát kết quả đầu ra và vẫn chịu trách nhiệm cho quyết định. Phần mềm đảm nhận sự lặp lại; con người đảm nhận sự phán đoán.

05

Đo lường khoản tiết kiệm và công bố chúng

Theo dõi trước-và-sau về chi phí, thời gian xử lý, và tỷ lệ sai sót. Báo cáo kết quả một cách công khai để người đóng thuế có thể thấy tiền của mình đã mua được gì.

06

Tái đầu tư vào dịch vụ

Hướng những giờ làm và đồng đô la giành lại được vào việc xử lý nhanh hơn, mở rộng khả năng tiếp cận kỹ thuật số, và sáu sáng kiến còn lại trong kế hoạch.

07

Lặp lại, mỗi năm

Biến hiệu quả thành một thói quen, không phải một dự án một lần. Mỗi chu kỳ ngân sách xem lại dữ liệu và tìm kiếm cải tiến tiếp theo.

Tìm hiểu sâu về tính năng

Bốn đòn bẩy biến kỷ luật thành đô la.

Mỗi đòn bẩy tự nó đứng vững, và mỗi đòn bẩy củng cố những đòn bẩy khác. Cùng nhau, chúng cho phép văn phòng làm được nhiều hơn với cùng nguồn lực.

Không giấy tờ & tự động hóa

Thu thập dữ liệu gọn gàng một lần, rồi để nó luân chuyển

Nguồn lãng phí lớn nhất trong một văn phòng giấy tờ là làm cùng một công việc hai lần. Việc tiếp nhận kỹ thuật số đã kiểm chứng thu thập thông tin của một cư dân một lần, kiểm tra tính đầy đủ ngay tại thời điểm nhập, và mang nó đi gọn gàng qua phần còn lại của quy trình. Luân chuyển tự động thay thế khay giấy vật lý nằm chờ trên bàn. Kết quả là việc xử lý nhanh hơn cho công chúng và ít hơn nhiều số giờ công nhân viên dành cho việc nhập lại và truy lùng các ô bị thiếu.

  • Các biểu mẫu thông minh kiểm chứng những ô bắt buộc trước khi một tập hồ sơ có thể bị đình trệ ở khâu sau.
  • Hồ sơ kỹ thuật số có thể tìm kiếm, được sao lưu, và rẻ để lưu trữ theo các quy định lưu trữ.
  • Luân chuyển tự động loại bỏ giấy tờ nằm chờ nhàn rỗi trong các khay đựng vật lý.
  • Một con người rà soát và phê duyệt, tự động hóa đảm nhận sự lặp lại, chứ không phải quyết định.
Lập ngân sách theo hiệu suất & chỉ số đo lường

Lập ngân sách theo kết quả, không theo quán tính

Một tư duy lập ngân sách dựa trên hiệu suất và từ con số không nghĩa là mỗi khoản mục bắt đầu từ số không và phải tự chứng minh bằng dịch vụ mà nó mang lại. Thay vì chuyển tiếp khoản chi của năm ngoái theo thói quen, văn phòng theo dõi chi phí theo từng giao dịch, thời gian xử lý, và tỷ lệ sai sót cho mỗi dịch vụ, và dùng dữ liệu đó để quyết định nơi nào đồng đô la kế tiếp mang lại lợi ích nhiều nhất. Các chỉ số được công bố để công chúng và Hội Đồng Quận có thể buộc văn phòng chịu trách nhiệm.

  • Theo dõi chi phí theo từng giao dịch cho mỗi dịch vụ thường nhật mà văn phòng cung cấp.
  • Đo lường thời gian xử lý để các cải tiến có thể nhìn thấy được, chứ không chỉ là chuyện kể.
  • Biện minh cho việc chi tiêu bằng dịch vụ mang lại, chứ không phải bằng con số của năm ngoái.
  • Công bố kết quả để trách nhiệm được tích hợp sẵn, chứ không phải gắn vào sau.
Giảm gian lận & sai sót

Hồ sơ trung thực bảo vệ người trung thực

Việc xử lý giấy tờ thủ công là nơi cả gian lận lẫn những lỗi vô tình ẩn náu. Việc tiếp nhận kỹ thuật số đã kiểm chứng, xác minh danh tính ngay tại nguồn, và nhật ký kiểm toán chống giả mạo khiến việc lọt một hồ sơ xấu khó hơn và việc phát hiện một lỗi vô tình dễ hơn trước khi nó trở thành một lần chỉnh sửa tốn kém. Ít sai sót hơn đồng nghĩa với ít cuộc gọi lại hơn, ít chuyến quay lại trung tâm hơn, và ít đô la chi cho việc sửa thứ đáng lẽ phải đúng ngay từ lần đầu.

  • Việc kiểm chứng ngay khi nhập phát hiện thông tin bị thiếu hoặc sai định dạng ngay lập tức.
  • Nhật ký kiểm toán ghi lại ai đã làm gì và khi nào, cho mọi giao dịch.
  • Ít chỉnh sửa hơn đồng nghĩa với ít cuộc gọi lại và chuyến quay lại hơn cho cư dân.
  • Hồ sơ vững chắc hơn bảo vệ người nộp đơn, văn phòng, và người đóng thuế như nhau.
Trách nhiệm của nhà cung cấp & tái đầu tư

Mọi hợp đồng phải xứng đáng được giữ lại, và khoản tiết kiệm quay về

Phần mềm, lưu trữ, và dịch vụ thường là nơi lãng phí âm thầm tích tụ: một hợp đồng tự động gia hạn mà không ai đấu thầu lại, một công cụ văn phòng đã vượt khỏi nhu cầu, một nhà cung cấp tính tiền cho dung lượng không còn dùng. Quản lý nhà cung cấp một cách kỷ luật nghĩa là đấu thầu cạnh tranh, hợp đồng gắn với kết quả đo lường được, và một lối thoát rõ ràng nếu một nhà cung cấp làm việc kém. Và khoản tiết kiệm không biến mất, chúng được tái đầu tư trực tiếp vào dịch vụ nhanh hơn cho công chúng và vào việc tài trợ cho phần còn lại của kế hoạch này.

  • Đấu thầu cạnh tranh và hợp đồng đúng quy mô thay vì tự động gia hạn.
  • Kết quả và giá cả gắn với hiệu suất đo lường được.
  • Một lối thoát rõ ràng khi một nhà cung cấp không đáp ứng, không bị trói buộc.
  • Khoản tiết kiệm được tái đầu tư vào dịch vụ, không bị nuốt vào chi phí quản lý.
Ai được hưởng lợi

Khi văn phòng vận hành tinh gọn, mọi người cùng chia sẻ thành quả.

Hiệu quả không phải là điều trừu tượng. Nó thể hiện thành giá trị thực cho người dân thực trên khắp Clark County.

Mọi người nộp thuế

Tiền công được đối xử như tiền đi vay, vì đúng là như vậy. Ít lãng phí hơn nghĩa là nhiều giá trị hơn được hoàn lại cho cùng một đồng thuế.

Ngân sách của quận

Chi phí thấp hơn trên mỗi giao dịch và các hợp đồng được điều chỉnh đúng quy mô giúp dành thêm chỗ trong ngân sách cho những dịch vụ mà cư dân thực sự cần.

Nhân viên văn phòng

Công cụ tốt hơn và bớt việc nhàm chán. Tự động hóa loại bỏ việc nhập lại lặp đi lặp lại, để những người được đào tạo có thể làm công việc ý nghĩa với công chúng.

Cư dân & doanh nghiệp

Dịch vụ nhanh hơn, gọn gàng hơn, ít phải quay lại hơn, thời gian chờ ngắn hơn, và hồ sơ chính xác ngay từ lần đầu.

Các thế hệ tương lai

Một văn phòng hiện đại, có kỷ luật tài chính là văn phòng mà thế hệ kế tiếp thừa hưởng trong tình trạng tốt, thay vì ngập trong các khoản chi phí bị trì hoãn.

Hiện nay so với Tiêu Chuẩn Shaw

Cùng một công việc, được thực hiện với kỷ luật.

So sánh song song cách các hoạt động thường nhật vận hành hôm nay và cách chúng vận hành khi mỗi đồng tiền đều được tôn trọng.

Lĩnh vực
Hôm nay
Tiêu chuẩn Shaw
Hồ sơ thường nhật
Hôm nayTập giấy tờ, qua nhiều bàn tay xử lý, được nhân viên nhập lại.
Tiêu chuẩn ShawTiếp nhận kỹ thuật số đã được kiểm tra, thu thập sạch sẽ một lần, ngay tại nguồn.
Nhập liệu
Hôm nayCùng một thông tin được gõ hai lần, một lần bởi cư dân, một lần bởi nhân viên.
Tiêu chuẩn ShawNhập một lần; được mang theo suốt quy trình một cách tự động.
Lưu trữ hồ sơ
Hôm nayHồ sơ giấy phải thuê kho, kiểm soát khí hậu, và lưu giữ trong nhiều năm.
Tiêu chuẩn ShawHồ sơ kỹ thuật số an toàn, có thể tìm kiếm, được sao lưu, lưu giữ rẻ hơn nhiều.
Lập ngân sách
Hôm nayCon số của năm ngoái, cộng thêm một chút, theo thói quen.
Tiêu chuẩn ShawLập ngân sách theo hiệu suất và từ con số không, gắn với dịch vụ trên mỗi đồng tiền.
Hợp đồng nhà cung cấp
Hôm nayTự động gia hạn và âm thầm tăng theo thời gian.
Tiêu chuẩn ShawĐấu thầu cạnh tranh, sản phẩm bàn giao đo lường được, và lối thoát rõ ràng.
Tự động hóa
Hôm nayKhông có, mọi bước đều làm thủ công.
Tiêu chuẩn ShawTự động hóa có trách nhiệm cho các việc lặp lại, với con người giám sát trong quy trình.
Sai sót
Hôm nayPhát hiện muộn, sửa chậm, trả giá nhiều lần.
Tiêu chuẩn ShawĐược kiểm tra ngay khi nhập, ít phải chỉnh sửa hơn, ít phải gọi lại hơn.
Trách nhiệm giải trình
Hôm nayKhó thấy tiền đi về đâu.
Tiêu chuẩn ShawCác chỉ số được công bố, đo lường được, được kiểm toán, và công khai.
Tiết kiệm
Hôm nayBị hòa vào chi phí chung, nếu có tìm thấy đi nữa.
Tiêu chuẩn ShawTái đầu tư trực tiếp vào dịch vụ nhanh hơn cho công chúng.
Dựa trên kinh nghiệm của Dr. Shaw

Ông đã điều hành các tổ chức tinh gọn và tận dụng từng đồng tiền.

Đây không phải lý thuyết. Đó là cách Tiến sĩ Shaw đã hoạt động suốt sự nghiệp của mình, trong kinh doanh và trong phục vụ cộng đồng.

Nhà sáng lập & điều hành một công ty từng đoạt giải

Tiến sĩ Shaw đã xây dựng và điều hành envision ID, một công ty thiết kế và nhận diện từng đoạt giải, lo trả lương, quản lý ngân sách, và tận dụng từng đồng của một doanh nghiệp đang vận hành thực sự.

Tổng Giám đốc tại frog design

Với cương vị Tổng Giám đốc tại công ty đổi mới toàn cầu frog design, ông đã dẫn dắt các đội ngũ và hoạt động ở quy mô lớn, nơi ngân sách có kỷ luật và việc bàn giao có trách nhiệm là điều không thể nhân nhượng.

Dẫn dắt CityServe Nevada

Ông đã dẫn dắt CityServe Nevada phân phối hơn $1 million hàng hóa cho hơn 300 cựu chiến binh, một nỗ lực hậu cần và quản lý đã biến nguồn lực hạn chế thành tác động tối đa.

Một thành tích vận hành tinh gọn

Xuyên suốt công việc kinh doanh và phi lợi nhuận, mạch xuyên suốt vẫn như nhau: vận hành tinh gọn, đo lường kết quả, và làm cho mỗi đồng tiền có giá trị. Đó chính xác là kỷ luật mà người nộp thuế xứng đáng có được tại văn phòng Lục sự.

Các nguyên tắc quản lý ngân khố

Sáu cam kết chi phối từng đồng tiền.

Hiệu quả mà không có nguyên tắc thì chỉ là cắt giảm chi phí. Đây là những quy tắc thường trực mà Tiến sĩ Shaw sẽ buộc văn phòng phải tuân thủ.

Đối xử với tiền công như tiền đi vay

Vì đúng là như vậy. Mỗi đồng trong ngân sách văn phòng đều đến từ một cư dân Clark County đã kiếm được nó. Sự thật đó chi phối cách nó được chi tiêu.

Đo lường trước khi cắt giảm

Không có thay đổi nào được thực hiện dựa trên cảm tính. Mỗi quy trình được lập sơ đồ và ước tính chi phí thực trước, để khoản tiết kiệm là thực chất và không bao giờ đánh đổi bằng chất lượng dịch vụ.

Luôn có con người chịu trách nhiệm

Tự động hóa xử lý việc lặp lại, nhưng một người có tên cụ thể sẽ rà soát và chịu trách nhiệm cho mọi quyết định chạm đến hồ sơ của cư dân. Trách nhiệm không bao giờ được giao phó cho phần mềm.

Bảo vệ những người làm công việc

Hiệu quả giải phóng nhân viên khỏi việc nhàm chán; nó không loại bỏ họ. Thời gian thu lại được hướng tới dịch vụ có giá trị cao hơn cho công chúng.

Báo cáo trung thực, kể cả những lần chưa đạt

Các khoản tiết kiệm được công bố và kiểm toán. Khi một thay đổi không đạt kỳ vọng, dữ liệu sẽ nói lên điều đó, và văn phòng sẽ điều chỉnh thay vì tô vẽ.

Tái đầu tư mọi đồng tiết kiệm được

Tiền tiết kiệm không phải là chiếc cúp. Đó là nhiên liệu, được tái đầu tư vào dịch vụ nhanh hơn và vào việc thực hiện sáu sáng kiến còn lại trong kế hoạch này.

Triển khai theo từng giai đoạn

Một lộ trình có trách nhiệm, được cân nhắc, không phải một cuộc đại tu gây xáo trộn.

Việc hiện đại hóa được triển khai theo từng giai đoạn, bắt đầu từ công việc có tác động cao nhất và luôn nằm trong quy trình ngân sách của quận.

Giai đoạn 1

Đo lường & thắng lợi nhanh (100 ngày đầu)

  • Lập sơ đồ các giao dịch thường nhật có khối lượng lớn nhất và ước tính chi phí thực trên mỗi giao dịch.
  • Rà soát mọi hợp đồng nhà cung cấp đang hoạt động để điều chỉnh quy mô, định giá cạnh tranh, và những cái bẫy tự động gia hạn.
  • Xác định những bước nhập liệu trùng lặp rõ ràng có thể loại bỏ nhanh chóng.
Giai đoạn 2

Hiện đại hóa quy trình công việc

  • Triển khai tiếp nhận kỹ thuật số đã được kiểm tra cho các dịch vụ có tác động cao nhất trước, trong khuôn khổ quy trình ngân sách của quận.
  • Đưa vào tự động hóa có trách nhiệm, do con người giám sát, cho việc định tuyến và kiểm tra lặp đi lặp lại.
  • Thiết lập bảng điều khiển lập ngân sách theo hiệu suất, theo dõi chi phí, thời gian chu kỳ, và tỷ lệ lỗi.
Giai đoạn 3

Thể chế hóa & tái đầu tư

  • Đưa việc rà soát hiệu quả thành một phần thường trực của mỗi chu kỳ ngân sách hằng năm.
  • Tái đầu tư khoản tiết kiệm đã đo lường vào dịch vụ nhanh hơn và sáu sáng kiến còn lại trong kế hoạch.
  • Công bố kết quả một cách công khai để người nộp thuế thấy được tiền của họ đã mua được những gì.
Các biện pháp bảo vệ

Chi phí thấp hơn không bao giờ đồng nghĩa với chất lượng thấp hơn.

Mỗi biện pháp bảo vệ dưới đây tồn tại để hiệu quả bảo vệ cư dân và nhân viên, thay vì đặt họ vào rủi ro.

Không sa thải, tái bố trí, không cắt giảm

Hiệu quả là giải phóng những người có kỹ năng khỏi việc nhàm chán, chứ không phải loại bỏ việc làm. Thời gian nhân viên thu lại được từ việc nhập lại được hướng sang giúp đỡ công chúng, công cụ tốt hơn, công việc tốt hơn.

Con người giám sát mọi tự động hóa

Tự động hóa xử lý việc lặp lại; một người được đào tạo rà soát kết quả và luôn chịu trách nhiệm cho mọi quyết định. Không có phán quyết hộp đen nào trên hồ sơ của người dân.

An ninh dữ liệu & quyền riêng tư là trên hết

Hồ sơ kỹ thuật số được bảo vệ bằng các biện pháp an ninh và kiểm soát truy cập phù hợp, nhất quán với luật Nevada và các tiêu chuẩn công nghệ thông tin của quận.

Tiết kiệm đo lường được & được kiểm toán

Các khoản tiết kiệm được nêu ra đều được theo dõi, báo cáo, và chịu sự kiểm toán. Nếu một thay đổi không đạt kết quả, dữ liệu sẽ nói lên điều đó, và chúng tôi điều chỉnh.

Không cắt giảm dịch vụ

Tiết kiệm đến từ việc loại bỏ lãng phí, chứ không phải từ việc cắt giờ làm, quyền tiếp cận, hay sự trợ giúp mà cư dân trông cậy. Dịch vụ phải nhanh hơn, chứ không mỏng đi.

Trong khuôn khổ quy trình ngân sách của quận

Mọi thay đổi đều tôn trọng thẩm quyền ngân sách của Ủy ban Quận và luật Nevada hiện hành. Đây là các mục tiêu của Lục sự, được thúc đẩy thông qua quy trình đúng đắn.

Lầm tưởng và sự thật

Làm rõ ý nghĩa thực sự của "hiệu quả".

Hiệu quả thường bị biếm họa. Đây là ý nghĩa thực sự của nó tại văn phòng Lục sự, và những điều nó sẽ không bao giờ là.

Lầm tưởng

Hiệu quả nghĩa là sa thải.

Sự thật

Nó nghĩa là tái bố trí. Số giờ thu lại được dành cho việc phục vụ công chúng, chứ không phải cho một bảng lương nhỏ hơn.

Lầm tưởng

Tự động hóa thay thế phán đoán.

Sự thật

Tự động hóa xử lý việc lặp lại. Một người được đào tạo rà soát mọi quyết định ảnh hưởng đến hồ sơ của cư dân.

Lầm tưởng

Cắt chi phí nghĩa là cắt dịch vụ.

Sự thật

Tiết kiệm đến từ việc loại bỏ lãng phí, chứ không phải cắt giờ làm hay quyền tiếp cận. Mục tiêu là dịch vụ nhanh hơn, chứ không mỏng đi.

Lầm tưởng

Những khoản tiết kiệm này là chắc chắn.

Sự thật

Chúng là các mục tiêu đo lường được, được báo cáo công khai và chịu sự kiểm toán, kể cả khi kết quả không đạt.

Lầm tưởng

Hiện đại hóa nghĩa là tăng phí.

Sự thật

Mục tiêu thì ngược lại: cung cấp nhiều hơn với cùng một chi phí bằng cách loại bỏ lãng phí, trong khuôn khổ luật Nevada.

Lầm tưởng

Đây là việc Lục sự dàn xếp bầu cử.

Sự thật

Lục sự không điều hành bầu cử. Điều này áp dụng cho hồ sơ, giấy phép, việc đăng ký, và ngân sách văn phòng.

Qua những con số

Tác động dự kiến về hiệu quả, được trình bày như những mục tiêu.

Đây là các chỉ tiêu, không phải lời bảo đảm. Con số thực phụ thuộc vào quy trình ngân sách của quận, luật Nevada, và dữ liệu thu thập được khi công việc đã triển khai. Cam kết là đo lường trung thực và báo cáo công khai.

Mục tiêu
Chuyển các hồ sơ thường nhật có khối lượng lớn nhất từ giấy sang tiếp nhận kỹ thuật số đã được kiểm tra.
Mục tiêu
Giảm việc nhập liệu trùng lặp trên các giao dịch thường nhật xuống tới mức không.
Mục tiêu
Giảm những lỗi hồ sơ có thể tránh được và các vòng chỉnh sửa tốn kém mà chúng tạo ra.
Mục tiêu
Tái đầu tư 100% khoản tiết kiệm đã đo lường vào dịch vụ nhanh hơn và phần còn lại của kế hoạch.
"Tiền công là tiền đi vay, nó thuộc về những người đã kiếm ra nó. Tôi đã dành cả sự nghiệp để vận hành tinh gọn và làm cho mỗi đồng tiền có giá trị, và tôi sẽ buộc văn phòng Lục sự theo cùng một chuẩn mực: dịch vụ tốt hơn, chi phí thấp hơn, mỗi đồng tiền đều được tôn trọng."
Dr. Howell Shaw Ứng cử viên cho vị trí Lục sự Quận Clark
Hỏi & đáp

Những câu trả lời thẳng thắn về chi phí, việc làm, và trách nhiệm giải trình.

Những chi tiết trung thực đằng sau "khoản tiết kiệm đáng kể cho người nộp thuế."

Việc này có cắt giảm việc làm tại văn phòng Lục sự không?

Không. Mục tiêu là tái bố trí nhân viên, chứ không cắt giảm họ. Tự động hóa loại bỏ việc nhập lại lặp đi lặp lại và xáo trộn giấy tờ, để những người được đào tạo có thể dành thời gian giúp đỡ công chúng. Hiệu quả giải phóng những bàn tay có kỹ năng, chứ không loại bỏ họ.

Các khoản tiết kiệm thực sự được đo lường như thế nào?

Bằng cách lập sơ đồ từng quy trình thường nhật và ước tính chi phí thực trên mỗi giao dịch về thời gian nhân viên, vật tư, và lưu trữ, rồi theo dõi trước-và-sau về chi phí, thời gian chu kỳ, và tỷ lệ lỗi. Các con số được báo cáo công khai và chịu sự kiểm toán, để khoản tiết kiệm nêu ra có thể được kiểm chứng, chứ không chỉ được khẳng định.

AI hay tự động hóa được dùng một cách an toàn như thế nào?

Một cách có trách nhiệm, và luôn có con người giám sát trong quy trình. Tự động hóa xử lý việc định tuyến và kiểm tra lặp đi lặp lại; một nhân viên được đào tạo rà soát kết quả và luôn chịu trách nhiệm cho mọi quyết định ảnh hưởng đến hồ sơ của cư dân. Không có phán quyết hộp đen nào trên hồ sơ của người dân.

Phí có tăng để chi trả cho việc hiện đại hóa không?

Tăng phí không phải là mục tiêu, điều ngược lại mới đúng. Điểm cốt lõi của hiệu quả là cung cấp nhiều dịch vụ hơn với cùng mức hoặc mức chi phí thấp hơn. Bất kỳ khoản phí nào đều được ấn định thông qua quy trình đúng đắn của quận và luật Nevada, và mục tiêu của sáng kiến này là giữ vững mức phí bằng cách loại bỏ lãng phí, chứ không phải bằng cách thu của cư dân nhiều hơn.

Làm sao người nộp thuế biết tiền được chi tiêu hợp lý?

Thông qua các chỉ số hiệu suất được công bố, chi phí trên mỗi giao dịch, thời gian chu kỳ, và tỷ lệ lỗi, cùng quy trình ngân sách và kiểm toán định kỳ của quận. Trách nhiệm giải trình được tích hợp sẵn, chứ không phải lắp thêm. Nếu một thay đổi không đạt kết quả, dữ liệu sẽ cho thấy và văn phòng sẽ điều chỉnh.

Dịch vụ có chậm lại trong khi quý vị hiện đại hóa không?

Kế hoạch được thiết kế để làm dịch vụ nhanh hơn, chứ không chậm hơn. Việc hiện đại hóa được triển khai theo từng giai đoạn, bắt đầu từ các giao dịch có tác động cao nhất, và tôn trọng quy trình ngân sách của quận để các thay đổi bền vững thay vì gây xáo trộn.

Lục sự có điều hành bầu cử không?

Không. Tại Clark County, bầu cử được quản lý riêng bởi Cơ quan Đăng ký Cử tri. Công việc về hiệu quả này áp dụng cho các nhiệm vụ thực tế của Lục sự, giấy phép kết hôn, đăng ký kinh doanh (DBA), bổ nhiệm công chứng viên, và hồ sơ chính thức, cùng ngân sách và hợp đồng nhà cung cấp của văn phòng.

Số tiền văn phòng tiết kiệm được sẽ ra sao?

Nó được tái đầu tư vào dịch vụ cho công chúng, xử lý nhanh hơn, mở rộng quyền truy cập kỹ thuật số, và vào việc tài trợ cho sáu sáng kiến còn lại trong kế hoạch. Sáng kiến này là cỗ máy hiệu quả giúp chi trả cho phần còn lại.

Những con số tiết kiệm này có được bảo đảm không?

Chúng là các mục tiêu, không phải lời bảo đảm. Các con số được trình bày để làm ngữ cảnh và phụ thuộc vào quy trình ngân sách của quận, luật Nevada, và dữ liệu thực tế khi công việc đã triển khai. Cam kết là đo lường trung thực và báo cáo công khai, kể cả khi kết quả không đạt.

Đây có phải chỉ là làm qua loa cho xong không?

Không. Làm qua loa khiến dịch vụ tệ hơn; việc này khiến nó tốt hơn. Mọi biện pháp bảo vệ, con người giám sát, an ninh dữ liệu, không cắt giảm dịch vụ, không sa thải, kết quả được kiểm toán, tồn tại chính là để chi phí thấp hơn không bao giờ đồng nghĩa với chất lượng thấp hơn.

Ngôn ngữ giản dị

Các thuật ngữ ngân sách, không kèm biệt ngữ.

Trách nhiệm giải trình nghĩa là được hiểu. Đây là ý nghĩa thực sự của các thuật ngữ then chốt trong sáng kiến này.

Lập ngân sách từ con số không
Mỗi khoản mục bắt đầu từ con số không trong mỗi chu kỳ và phải tự chứng minh bằng dịch vụ mà nó mang lại, thay vì tự động kết chuyển con số của năm ngoái.
Lập ngân sách theo hiệu suất
Gắn các quyết định chi tiêu với kết quả đo lường được, chi phí trên mỗi giao dịch, thời gian chu kỳ, tỷ lệ lỗi, để đồng tiền đi theo những dịch vụ mang lại giá trị cao nhất.
Chi phí trên mỗi giao dịch
Chi phí thực, trọn gói của một hồ sơ thường nhật khi tính cả thời gian nhân viên, vật tư, định tuyến, và lưu trữ, con số cho thấy lãng phí thực sự nằm ở đâu.
Thời gian chu kỳ
Một giao dịch mất bao lâu kể từ khi tiếp nhận đến khi hoàn tất. Thời gian chu kỳ ngắn hơn nghĩa là dịch vụ nhanh hơn cho cư dân và chi phí thấp hơn trên mỗi hồ sơ.
Tiếp nhận kỹ thuật số đã được kiểm tra
Một biểu mẫu trực tuyến kiểm tra tính đầy đủ của thông tin ngay tại thời điểm nhập, để hồ sơ không bị đình trệ về sau vì một trường thông tin thiếu hoặc sai định dạng.
Con người giám sát trong quy trình
Một chuẩn mực yêu cầu một người được đào tạo phải rà soát và chịu trách nhiệm cho bất kỳ quyết định nào mà một quy trình tự động giúp tạo ra.
Lưu giữ hồ sơ
Các quy định của Nevada yêu cầu một số hồ sơ phải được lưu giữ trong những khoảng thời gian nhất định. Lưu trữ kỹ thuật số đáp ứng các nghĩa vụ này với chi phí rẻ hơn nhiều so với hồ sơ giấy.
Điều chỉnh quy mô nhà cung cấp
Rà soát từng hợp đồng để văn phòng chỉ trả cho năng lực và tính năng mà nó thực sự sử dụng, chứ không phải cho những gì nó đã không còn cần đến.
Trích dẫn nguồn

Tài liệu tham khảo & nguồn

  1. 01

    Clark County, Ngân sách & Tài chính Hằng năm

    Nguồn: www.clarkcountynv.gov/government/departments/finance/index.php →

  2. 02

    Clark County Clerk, Official Site

    Nguồn: www.clarkcountynv.gov/government/elected_officials/county_clerk →

  3. 03
  4. 04

    GFOA, Thực hành Tốt nhất trong Lập Ngân sách Công

    Nguồn: www.gfoa.org/best-practices →

Các số liệu được lấy từ các nguồn công khai của Quận Clark, Bộ trưởng Hành chính Tiểu bang Nevada, và du lịch Las Vegas và được trình bày để tham khảo. Các đề xuất mô tả những mục tiêu của Dr. Shaw cho văn phòng và tuân theo luật Nevada hiện hành và các quy trình của quận. Được chi trả bởi Friends of Howell Shaw.

Mỗi đồng tiền đều được tôn trọng

Hãy điều hành văn phòng Lục sự như thể người nộp thuế đang dõi theo, vì họ thực sự đang dõi theo.

Hãy giúp đưa Tiến sĩ Howell Shaw đến văn phòng Lục sự Clark County và mang sự quản lý ngân khố có kỷ luật, hiện đại đến từng dòng của ngân sách.

Live Chat!