纸张的昂贵藏在你永远看不见的地方
每一份纸质文件袋都得打印、经手、传递、更正、复印、邮寄，然后存档，按 Nevada 记录保留规定往往要存几十年。成本不在那张纸；而在附着于每张纸上的工作人员分钟，再乘以一年里数以万计的业务。
Initiative 05 · Taxpayer Savings & Efficiency
更好的服务。
更好的服务。
更低的成本。
每一块钱都受到尊重。
严明的运营和负责任、由人监督的自动化，削减 Clark County Clerk 办公室的浪费，而不削减居民赖以为生的服务。这就是为其余计划提供资金的效率引擎。
- 严明的运营、现代的工具，以及一种把公款当作借来之物（like it's borrowed）来对待的作风，因为它确实是借来的。
- 负责任的自动化处理那些重复性工作，好让训练有素的工作人员把时间花在人身上。
- 省下的每一块钱，都重新投入到为 Clark County 居民和企业提供更快的服务之中。
纸质 → 数字
例行存档从纸质文件袋转为安全的数字记录，可检索、有备份，存储成本也低得多。
工作人员工时
从手动数据录入、归档和重复键入中节省出来，转而用于服务公众。
更少的差错
经过校验的数字录入，旨在减少那些悄悄耗费时间和金钱的笔误和返工。
$0 浪费
我们衡量每一道流程、每一份合同、每一笔开支项的问责标准。
当下的挑战
手动、依赖纸质的流程，悄悄地让纳税人破费， 每一天都是如此。
其中没有一项看起来惊心动魄。每笔业务多花几分钟、一道多余的审批、一份手工重新键入的记录。但在一个全县性办公室的规模上，例行之处恰恰就是浪费藏身之地，也是没有基于绩效的预算可见性去发现它的地方。
手动重新键入滋生差错
当一位居民在表格上写下信息、一位办事员再把它键入系统时，同一份数据被录入了两遍。每一次交接都是一个数字被看错、一个名字被颠倒的机会，而每一个差错都变成一次更正、一通回拨电话，和一趟重返市区。
缺乏基于绩效的预算可见性
太多公共部门凭惯性编制预算：去年的数字（last year's number）再加一点。没有按业务计算的成本数据和清晰的绩效指标，就很难知道哪些流程高效、哪些浪费，以及一块钱的投入用在何处回报最大。
浪费藏在例行之中
大笔浪费登上头条；小笔浪费蚕食预算。每笔业务多花几分钟、一道多余的审批步骤、一份范围过大的供应商合同，其中没有一项看起来惊心动魄，但在一个全县性办公室的规模上，它们累积成实实在在、属于纳税人的钱。
存储与调取从不停止计费
纸质记录不只是（don't just）花一次钱。它们在物理存储中每存放一年就花一年的钱，那存储必须租赁、保安和恒温恒湿，而后每当有人不得不去人工抽取、复印并重新归档它们时，又要再花一次。交易办完很久之后，计费表仍在走字。
自动续约的合同逐渐偏离范围
多年前签下的软件和服务合同悄悄续约，往往是为办公室已不再使用的容量，或它早已用不上的功能。没有一套严明的复核节奏，一份曾经合理的供应商协议，就变成一笔无人质疑的长期开支。
小笔浪费如何累积
几分钟的浪费 从来不只是几分钟。
这是示意，并非保证，但一个全县性办公室的算术冷酷无情。微小的低效，一年里重复数以万计次，便累积成实实在在的纳税人钱。
在孤立来看，每笔例行业务浪费几分钟听起来微不足道。
再乘以办公室每年处理的数以万计的业务。
再加上附着于每一笔之上的纸张、打印、传递和物理存储。
实实在在的钱，工作人员的工时和金钱，本可以回报为更快的服务。
当下的体验
在一个以纸张驱动的办公室里， 浪费藏在何处。
跟着今天的一笔例行业务走一遍这间办公室。在每一个步骤，公款和工作人员分钟都在悄悄流失。
- 1录入
一位居民手写填好一张纸质表格。如果某个字段不清楚或漏填，这份文件袋就会停滞，直到有人发现为止。
隐性成本： 在任何事能往前推进之前，花在审核和更正上的工作人员时间。
- 2重新键入
一位办事员把手写信息键入办公室系统，同一份数据，被录入了第二遍。
隐性成本： 重复的劳动，外加一个全新的誊录出错机会。
- 3传递
这份纸质文件袋在各办公桌之间被走送、堆叠或邮寄，以供审核、签字和审批。
隐性成本： 纸张在收件盘里等待、而非被处理时的闲置时间。
- 4存储
办完的记录被归入物理存储，那存储必须租赁、恒温恒湿，并保留多年。
隐性成本： 持续的场地和人力成本，每一年都在增长。
- 5调取
当一份记录再次被需要时，得有人去人工定位、抽取、复印并重新归档它。
隐性成本： 每次请求要花几分钟，再乘以成千上万次请求。
- 6更正
如果一个差错溜了过去，整个循环就重新开始：回拨电话给居民、重新抽出文件袋，再把修正重新归档。
隐性成本： 返工的代价往往比原来那笔业务还要高。
愿景
用同样的资源， 做更多的事。
严明的运营和负责任的自动化：无纸化存档、流程自动化、一种绩效与零基预算的思维、供应商问责、欺诈与差错的减少，以及把节省重新投入服务。这就是效率引擎，那项帮助为其余六项提供资金的倡议。
无纸化存档
把例行的婚姻、企业（DBA）、公证和记录业务转为经校验的数字录入，让数据在源头就被干净地一次性采集。
流程自动化
让负责任、由人监督的软件去处理重复性的传递、校验和记录生成，是杂务，而非判断。
绩效预算
采用一种绩效与零基预算的思维：每一笔开支项都要靠展示它每一块钱所交付的服务，来赢得自己的位置。
供应商问责
让每一份合同都对应可衡量的交付成果、有竞争力的定价和清晰的退出条款，杜绝自动续约的浪费。
减少欺诈与差错（Fraud & error reduction）
经校验的数字记录和审计轨迹，让欺诈更难、让诚实的失误更少，同时保护纳税人和申请人双方。
把节省再投入
效率省下的钱不会（don't）消失进一个小金库，它们被重新投入到为公众提供更快、更友好的服务之中。
这项倡议是这套计划的 效率引擎 。它省下的钱和工时，正是让更快的结婚证、即时企业登记、简化的公证服务和增强的透明度变得负担得起、得以交付的关键。
运作方式
节省如何被发现、衡量并 再投入。
这是一套可重复的纪律，而非一次性的削减。没量过的东西你省不下来，所以衡量在先，问责在后。
01
梳理每一道流程及其真实成本
把每一笔例行业务从头到尾记录下来，并估算其在工作人员时间、材料和存储上的真实单笔成本。没量过的东西你省不下来。
02
找出摩擦与浪费
找出多余的步骤、重复的数据录入、手动重新键入，以及任何只添延误却不添保护的审批。标记范围过大或自动续约的供应商合同。
03
重新设计影响最大的工作流
优先处理那些每一块钱回报服务最多的改动，通常是先把无纸化录入和自动化传递用在业务量最大的业务上。
04
负责任地自动化，让人始终在环
只在有训练有素的人审核产出、并为决定负责的地方部署自动化。软件处理重复；人处理判断。
05
衡量节省并公布它们
跟踪成本、周期时间和差错率的前后对比。公开报告结果，让纳税人看到他们的钱买到了什么。
06
再投入到服务中
把省回的工时和金钱，导向更快的办理周转、更广的数字化办事渠道，以及这套计划中的其余六项倡议。
07
每年重复
把效率变成一种习惯，而非一次性项目。每个预算周期都重新审视数据，寻找下一处改进。
功能详解
把纪律化为美元的 四根杠杆。
每一根杠杆都能独立成立，每一根又彼此加强。合在一起，它们让办公室用同样的资源做更多的事。
无纸化与自动化（Paperless & automation）
干净地采集一次数据，然后让它流动起来
纸质办公室里最大的浪费源，就是把同一份活儿干两遍。经校验的数字录入把居民的信息（a resident's information）一次性采集，在录入的那一刻就检查它是否完整，并干净地带它走完流程的其余部分。自动化传递取代了等在办公桌上的那一叠纸。结果就是为公众带来更快的周转，以及在重新键入和追查漏填字段上大为减少的工作人员工时。
- 智能表格在文件袋于下游停滞之前先校验必填字段。
- 数字记录可检索、有备份，在保留规定下存储低廉。
- 自动化传递杜绝了闲置在实体收件盘里等待的纸张。
- 由人审核和审批，自动化处理重复，而非那个决定。
绩效预算与指标（Performance budgeting & metrics）
按结果编预算，而非按惯性
一种绩效与零基预算的思维，意味着每一笔开支项都从零开始，必须靠它所交付的服务来证明自身。办公室不再出于习惯把去年的开支（last year's spend）照搬过来，而是跟踪每一项服务的单笔成本、周期时间和差错率，并用那些数据来决定下一块钱用在何处最有益。指标予以公布，让公众和县委员会能够对办公室问责。
- 跟踪办公室提供的每一项例行服务的单笔成本。
- 衡量周期时间，让改进可见，而非靠传闻。
- 靠交付的服务、而非靠去年的数字（last year's number），来证明开支的合理性。
- 公布结果，让问责是内置的，而非外加的。
减少欺诈与差错（Fraud & error reduction）
诚实的记录保护诚实的人
手动经手纸张，正是欺诈和无意差错藏身之处。经校验的数字录入、源头的身份核验，以及防篡改的审计轨迹，让把一份坏记录蒙混过关变得更难，也让在诚实的失误酿成代价高昂的更正之前就发现它变得更容易。更少的差错意味着更少的回拨电话、更少的重返市区，以及更少的钱花在修补本该一次就做对的事上。
- 录入处的校验立即发现缺失或格式有误的信息。
- 审计轨迹为每一笔业务记录下谁在何时做了什么。
- 更少的更正意味着为居民减少回拨电话和重返之行。
- 更稳健的记录同时保护申请人、办公室和纳税人。
供应商问责与再投入（Vendor accountability & reinvestment）
每一份合同都物有所值，节省都回到家
软件、存储和服务，常是悄然浪费累积之处：一份没人重新招标的自动续约合同、一个办公室早已用不上的工具、一个仍在为不再使用的容量计费的供应商。严明的供应商管理意味着竞争性招标、与可衡量交付成果挂钩的合同，以及供应商表现不佳时清晰的退出条款。而节省不会蒸发（the savings don't vanish），它们被直接重新投入到为公众提供更快的服务、以及为这套计划的其余部分提供资金之中。
- 竞争性招标和规模适配的合同，取代自动续约。
- 交付成果和定价与可衡量的绩效挂钩。
- 供应商交付不力时清晰的退出条款，绝不被套牢。
- 节省再投入服务，而非被管理费用吸收掉。
惠及何人
当办公室精简运转时，人人 共享发展成果。
效率不是抽象的概念。它体现为 Clark County 各地真实民众获得的实实在在的价值。
每一位纳税人
公共资金会被当作借来的钱来对待，因为本就如此。浪费越少，意味着同样的税款能带来越多回报。
县级预算
更低的单笔业务成本和规模适中的合同，能在预算中腾出空间，用于居民真正需要的服务。
办公室员工
更好的工具，更少的繁琐杂务。自动化省去重复的录入工作，让受过培训的人员能为公众做有意义的工作。
居民 & 企业
服务更快捷、更顺畅，往返次数更少，等待时间更短，记录一次就准确无误。
子孙后代
一个现代化、财务有度的办公机构，能让下一代接手时状况良好，而不是背负被拖延的成本。
如今 vs. Shaw 标准
同样的工作，以 纪律完成。
把日常业务今天的运作方式，与每一分钱都得到珍视时的运作方式，放在一起对照。
领域
今日
Shaw 标准
日常登记申报
今日纸质材料，经手多人，由员工重新录入。
Shaw 标准经过校验的数字化录入，在源头一次性干净采集。
数据录入
今日同样的信息录入两次，居民录一次，办事员再录一次。
Shaw 标准录入一次，便自动贯穿整个流程。
记录存储
今日实体档案需租赁场地、恒温保存，并留存多年。
Shaw 标准安全的数字记录，可检索、有备份，留存成本低得多。
预算编制
今日习惯性地在去年的数字上略加一点。
Shaw 标准绩效预算和零基预算，与每一分钱所产生的服务相挂钩。
供应商合同
今日自动续约，随时间悄然攀升。
Shaw 标准竞争性招标、可衡量的交付成果，以及明确的退出条款。
自动化
今日全无，每一步都靠人工。
Shaw 标准对重复性工作采用负责任的自动化，并由人工参与把关。
差错
今日发现得晚，修正得慢，反复付出代价。
Shaw 标准录入时即校验，更少修正，更少返工。
问责
今日钱花到哪里去，难以看清。
Shaw 标准公开发布指标，可衡量、经审计、透明开放。
节省
今日就算发现了，也被开支吸收掉。
Shaw 标准直接再投入，让公众享受更快捷的服务。
建立在 Dr. Shaw 的经验之上
他经营过精简高效的机构，并 让每一分钱都物尽其用。
这不是空谈。无论是在商界还是在服务社区的过程中，这都是 Dr. Shaw 整个职业生涯一贯的做法。
envision ID 创始人 & 经营者，屡获殊荣
Dr. Shaw 创办并经营了 envision ID，一家屡获殊荣的品牌识别与设计公司，他要按时发放薪资、管理预算，让一家真正运转的企业的每一分钱都物尽其用。
frog design 总经理
作为全球创新公司 frog design 的总经理，他大规模地领导团队和运营，在那里，严格的预算和负责任的交付都是不容妥协的。
领导 CityServe Nevada
他带领 CityServe Nevada 向 300 多名退伍军人发放了价值超过 $1 million 的物资，这是一项物流与资源管理工作，把有限的资源转化为最大的成效。
精简运营的履历
无论是商界还是非营利工作，贯穿始终的主线都是一样的：精简运营、衡量成果、让每一分钱都有价值。这正是纳税人理应在书记官办公室看到的那份自律。
资源管理原则
六项承诺，约束着 每一分钱。
没有原则的效率只是一味削减成本。以下是 Dr. Shaw 将让办公室长期遵守的准则。
把公共资金当作借来的钱
因为本就如此。办公室预算中的每一分钱，都来自辛勤赚取它的 Clark County 居民。这一事实决定了这笔钱该如何花。
先衡量，再削减
任何改动都不会凭直觉做出。每个流程都会先梳理清楚、估算其真实成本，这样节省才是实实在在的，绝不以牺牲服务为代价。
始终有专人负责
自动化处理重复性工作，但凡涉及居民记录的每一项决定，都有一名指定人员审核并担责。责任绝不外包给软件。
保护实际办事的员工
效率把员工从繁琐杂务中解放出来，而不是裁掉他们。节省下来的时间会转用于为公众提供更高价值的服务。
如实汇报，连同未达标之处
节省成果会公开发布并接受审计。当某项改动未达预期时，数据会如实显示，办公室会作出调整，而不是粉饰太平。
把节省的每一分钱再投入
节省不是用来炫耀的奖杯。它们是燃料，再投入到更快捷的服务中，并用于落实本计划中的另外六项举措。
分阶段推进
一条负责任、有分寸的路径， 而非颠覆性的大改。
现代化将分阶段推进，从影响最大的工作入手，并始终在县级预算流程范围内进行。
第一阶段
衡量 & 速效成果（前 100 天）
- 梳理业务量最大的日常事务，估算其真实的单笔成本。
- 审查每一份有效的供应商合同，关注规模是否适中、价格是否具竞争力，以及自动续约的陷阱。
- 找出那些显而易见、可以迅速去除的重复数据录入环节。
第二阶段
实现工作流程现代化
- 在县级预算流程范围内，率先为影响最大的服务推出经过校验的数字化录入。
- 针对重复性的分派与校验工作，引入负责任、有人工监督的自动化。
- 建立一个绩效预算仪表板，跟踪成本、周转时间和差错率。
第三阶段
制度化 & 再投入
- 将效率审查列为每个年度预算周期的固定环节。
- 把经过衡量的节省再投入到更快捷的服务，以及计划中的另外六项举措。
- 公开发布成果，让纳税人看到自己的钱买到了什么。
保障措施
成本更低绝不意味着 质量更差。
以下每一项保障措施的存在，都是为了让效率保护居民和员工，而不是让他们承担风险。
不裁员，重新调配，而非削减人手
效率的意义在于把熟练人员从繁琐杂务中解放出来，而不是削减岗位。从重复录入中省下的员工时间，会转用于服务公众，配上更好的工具，做更有价值的工作。
所有自动化均有人工监督
自动化处理重复性工作；由受过培训的人员审核结果，并对每项决定负责。绝不对民众的记录做黑箱裁定。
数据安全 & 隐私优先
数字记录通过适当的安全措施和访问权限控制加以保护，符合 Nevada 法律和县级 IT 标准。
可衡量 & 经审计的节省
所声称的节省都会被跟踪、汇报并接受审计。如果某项改动未达预期，数据会如实显示，我们也会作出调整。
不削减服务
节省来自消除浪费，而不是削减办公时间、办理渠道或居民赖以求助的服务。服务应当更快捷，而不是更缩水。
在县级预算流程范围内
每一项改动都尊重 County Commission 的预算职权和适用的 Nevada 法律。这些是书记官的目标，通过正当程序加以推进。
误解与事实
厘清“效率” 的真正含义。
效率常被歪曲。以下是它在书记官办公室的真正含义，以及它绝不会变成的样子。
误解
效率意味着裁员。
事实
它意味着重新调配。省下来的工时用于服务公众，而不是削减薪资名册。
误解
自动化取代人的判断。
事实
自动化处理重复性工作。每一项影响居民记录的决定，都由受过培训的人员审核。
误解
削减成本意味着削减服务。
事实
节省来自消除浪费，而不是削减办公时间或办理渠道。目标是服务更快捷，而不是更缩水。
误解
这些节省是有保证的。
事实
它们是经过衡量的目标，会公开汇报并接受审计，包括成果未达标的情况。
误解
现代化意味着提高收费。
事实
目标恰恰相反：在 Nevada 法律范围内，通过消除浪费，以同样的成本提供更多服务。
误解
这是书记官在操纵选举。
事实
书记官并不负责选举事务。这一切针对的是记录、证照、登记申报和办公室预算。
用数字说话
预计的效率成效， 以目标的形式呈现。
这些是目标，而非保证。真实数字取决于县级预算流程、Nevada 法律，以及工作开展后收集到的数据。我们承诺的是如实衡量、公开汇报。
目标
把业务量最大的日常登记申报从纸质转为经过校验的数字化录入。
目标
把日常事务中的重复数据录入削减至接近于零。
目标
减少可避免的记录差错，以及由此造成的高成本修正循环。
目标
将经过衡量的节省 100% 再投入到更快捷的服务和计划的其余部分。
“公共资金是借来的钱，它属于辛勤赚取它的人民。我整个职业生涯都在精简运营、让每一分钱都有价值，我也会让书记官办公室遵守同样的 标准： 服务更优、成本更低、每一分钱都得到珍视。"
问与答（Questions & answers）
关于成本、岗位和 问责的直白回答。
“为纳税人大幅节省”背后的真实细节。
这会削减书记官办公室的岗位吗？
不会。目标是重新调配员工，而不是削减他们。自动化省去重复的录入和纸质材料的搬运，让受过培训的人员把时间花在服务公众上。效率解放熟练人手，而不是淘汰他们。
节省究竟是如何衡量的？
做法是梳理每个日常流程，从员工时间、物料和存储等方面估算其真实的单笔成本，然后跟踪成本、周转时间和差错率在改动前后的变化。这些数字会公开汇报并接受审计，因此所声称的节省可以被核实，而不只是空口断言。
AI 或自动化如何安全地使用？
做到负责任，并始终有人工参与把关。自动化处理重复性的分派与校验；由受过培训的员工审核结果，并对每一项影响居民记录的决定负责。绝不对民众的登记申报做黑箱裁定。
会通过提高收费来支付现代化费用吗？
提高收费并非目标，恰恰相反。效率的意义在于以同等或更低的成本提供更多服务。任何收费都通过正当的县级程序和 Nevada 法律来确定，而本项举措的目标是通过消除浪费来稳住收费，而不是向居民多收钱。
纳税人如何知道这笔钱花得值？
通过公开发布的绩效指标——单笔成本、周转时间和差错率——以及县级常规的预算与审计流程。问责是内建于其中的，而非事后附加。如果某项改动未达预期，数据会如实显示，办公室也会作出调整。
在推进现代化期间，服务会变慢吗？
本计划旨在让服务更快，而不是更慢。现代化分阶段推进，从影响最大的事务入手，并尊重县级预算流程，使改动是可持续的，而非颠覆性的。
书记官负责选举吗？
不。在 Clark County，选举由选民登记官（Registrar of Voters）单独负责。这项效率工作针对的是书记官的实际职责——结婚证、企业（DBA）登记申报、公证员委任和官方记录——以及办公室的预算和供应商合同。
办公室节省下来的钱会用到哪里？
它会再投入到面向公众的服务中——更快的周转、更广的数字化办理渠道——并用于资助计划中的另外六项举措。本项举措就是那台效率引擎，帮助支付其余各项的费用。
这些节省数字有保证吗？
它们是目标，而非保证。所列数字仅供参考，取决于县级预算流程、Nevada 法律，以及工作开展后的实际数据。我们承诺的是如实衡量、公开汇报，包括成果未达标的情况。
这是不是只是在偷工减料？
不是。偷工减料会让服务变差；而这会让服务变好。每一项保障措施——人工监督、数据安全、不削减服务、不裁员、成果经审计——存在的意义，正是为了让成本更低绝不等于质量更差。
通俗易懂
预算术语， 不用行话来讲。
问责意味着让人能听懂。以下是本项举措中关键术语的真正含义。
- 零基预算
- 每个周期中，每一项支出都从零开始，必须凭借它所提供的服务来证明其合理性，而不是自动沿用去年的数字。
- 绩效预算
- 将支出决策与可衡量的成果——单笔成本、周转时间、差错率——挂钩，让资金流向最能创造价值的服务。
- 单笔成本
- 把员工时间、物料、分派和存储都算进去之后，办理一笔日常登记申报的真实总成本，这个数字能揭示浪费究竟藏在哪里。
- 周转时间
- 一笔事务从受理到办结所需的时间。周转时间越短，意味着居民得到的服务越快、每笔申报的成本越低。
- 经校验的数字化录入
- 一种在线表单，在信息录入的当下即检查其完整性，这样材料就不会因为某个字段缺失或格式不对而在后续环节卡住。
- 人工参与把关
- 一项标准，要求凡是自动化流程协助作出的决定，都由受过培训的人员审核并负责。
- 记录留存
- Nevada 的规定，要求某些记录留存设定的年限。数字化存储满足这些义务的成本，远低于实体档案。
- 供应商规模适配
- 审查每一份合同，让办公室只为它实际用到的容量和功能付费，而不再为早已用不上的部分买单。
相关倡议
这台效率引擎，为 计划的其余部分提供动力。
在这里找到的节省，正是让其他各项承诺得以负担得起、付诸实现的关键。
引用来源
参考资料 & 来源
- 01
Clark County，年度预算 & 财政
来源： www.clarkcountynv.gov/government/departments/finance/index.php →
- 02
Clark County Clerk, Official Site
来源： www.clarkcountynv.gov/government/elected_officials/county_clerk →
- 03
Clark County，开放数据门户
来源： www.clarkcountynv.gov/government/departments/information_technology/open_data.php →
- 04
GFOA，公共预算最佳实践
文中数据取自 Clark County、Nevada 州务卿和 Las Vegas 旅游业的公开来源，仅供参考。各项方案描述的是 Dr. Shaw 对这一办公室的目标，并受适用的 Nevada 法律和县级流程约束。由 Friends of Howell Shaw 出资。