Initiative 05 · Taxpayer Savings & Efficiency

خدمات بهتر.
هزینه کمتر.
احترام به هر دلار.

عملیات منظم و خودکارسازی مسئولانه و تحت نظارت انسان که اتلاف را در اداره ثبت Clark County کاهش می‌دهد، بدون کاستن از خدماتی که ساکنان به آن تکیه می‌کنند. این موتور کارایی است که بقیه طرح را تامین مالی می‌کند.

  • عملیات منظم، ابزارهای مدرن، و فرهنگی که با پول عمومی چنان رفتار می‌کند که گویی قرض‌گرفته‌شده است، چون همین‌طور است.
  • خودکارسازی مسئولانه که کارهای تکراری را برعهده می‌گیرد تا کارکنان آموزش‌دیده بتوانند وقت خود را صرف مردم کنند.
  • هر دلاری که صرفه‌جویی می‌شود دوباره در خدمات سریع‌تر برای ساکنان و کسب‌وکارهای Clark County سرمایه‌گذاری می‌شود.
کاغذ ← دیجیتال
ثبت‌های روزمره از بسته‌های کاغذی به سوابق دیجیتال ایمن منتقل می‌شوند، قابل‌جست‌وجو، پشتیبان‌گیری‌شده، و بسیار ارزان‌تر برای نگهداری.
ساعات کاری کارکنان
بازپس‌گرفته‌شده از ورود دستی داده، ثبت و بازتایپ، و هدایت‌شده به کمک به مردم.
خطاهای کمتر
دریافت دیجیتال اعتبارسنجی‌شده می‌کوشد غلط‌های تایپی و چرخه‌های دوباره‌کاری را که بی‌سروصدا زمان و پول هزینه می‌کنند کاهش دهد.
0 دلار اتلاف
معیار پاسخگویی‌ای که هر فرایند، قرارداد و قلم هزینه را با آن می‌سنجیم.
چالش امروز

فرایندهای دستی و کاغذمحور بی‌سروصدا به مالیات‌دهندگان هزینه تحمیل می‌کنند، هر روز.

هیچ‌یک از آن چشمگیر به نظر نمی‌رسد. چند دقیقه اضافی برای هر تراکنش، یک تاییدیه زائد، یک سابقه که دستی بازتایپ شده است. اما در مقیاس یک اداره در سطح کل شهرستان، روزمرگی دقیقا همان‌جایی است که اتلاف در آن زندگی می‌کند، و جایی که هیچ دید بودجه‌ای عملکردمحوری برای تشخیص آن نیست.

کاغذ به شیوه‌هایی پرهزینه است که هرگز نمی‌بینید

هر بسته کاغذی باید چاپ، رسیدگی، مسیریابی، تصحیح، رونوشت، پست، و سپس نگهداری شود، اغلب برای دهه‌ها طبق قواعد نگهداری سوابق Nevada. هزینه برگه کاغذ نیست؛ دقایق کارکنانی است که به هر برگه چسبیده، که در ده‌ها هزار تراکنش در سال ضرب می‌شود.

بازتایپ دستی خطا می‌زاید

وقتی یک ساکن اطلاعات را روی یک فرم می‌نویسد و یک کارمند آن را در یک سامانه تایپ می‌کند، همان داده دو بار وارد می‌شود. هر تحویل یک فرصت برای یک رقم اشتباه‌خوانده‌شده یا یک نام جابه‌جاشده است، و هر خطا به یک تصحیح، یک تماس مجدد، و یک سفر دوباره به مرکز شهر تبدیل می‌شود.

نبود دید بودجه‌ای عملکردمحور

ادارات عمومی بسیار زیادی بر پایه سکون بودجه می‌بندند: عدد سال گذشته به‌علاوه اندکی بیشتر. بدون داده هزینه به‌ازای هر تراکنش و سنجه‌های عملکرد روشن، دانستن اینکه کدام فرایندها کارآمد، کدام پراتلاف، و کجا یک دلار سرمایه‌گذاری بیشترین خدمت را بازمی‌گرداند دشوار است.

اتلاف در روزمرگی پنهان می‌شود

اتلاف بزرگ تیتر می‌شود؛ اتلاف کوچک بودجه می‌سازد. چند دقیقه اضافی برای هر تراکنش، یک گام تاییدیه زائد، یک قرارداد فروشنده با دامنه بیش‌ازحد، هیچ‌یک چشمگیر به نظر نمی‌رسد، اما در مقیاس یک اداره در سطح کل شهرستان به پول واقعی‌ای می‌انجامد که متعلق به مالیات‌دهندگان است.

نگهداری و بازیابی هرگز از صورت‌حساب کردن دست نمی‌کشند

سوابق کاغذی فقط یک‌بار هزینه ندارند. آن‌ها هر سالی که در انباری فیزیکی که باید اجاره، ایمن و کنترل‌اقلیمی شود قرار دارند هزینه دارند، و سپس باز هر بار که کسی باید آن‌ها را به‌صورت فیزیکی بیرون بکشد، رونوشت کند و دوباره بایگانی کند. کنتور مدت‌ها پس از پایان تراکنش همچنان می‌چرخد.

قراردادهای خودتمدیدشونده از دامنه خارج می‌شوند

قراردادهای نرم‌افزار و خدمات که سال‌ها پیش امضا شده‌اند بی‌سروصدا تمدید می‌شوند، اغلب برای ظرفیتی که اداره دیگر از آن استفاده نمی‌کند یا قابلیت‌هایی که از آن فراتر رفته است. بدون یک آهنگ منظم بازبینی، یک قرارداد فروشنده که زمانی منطقی بود به یک هزینه پابرجا تبدیل می‌شود که کسی آن را زیر سوال نمی‌برد.

اتلاف کوچک چگونه روی هم انباشته می‌شود

چند دقیقه اتلاف‌شده هرگز فقط چند دقیقه نیست.

روشنگرانه، نه یک تضمین، اما حساب‌وکتاب یک اداره در سطح کل شهرستان نابخشودنی است. ناکارآمدی‌های ریز، که ده‌ها هزار بار در سال تکرار می‌شوند، به پول واقعی مالیات‌دهندگان تبدیل می‌شوند.

چند دقیقه اتلاف‌شده به‌ازای هر تراکنش روزمره به‌تنهایی ناچیز به نظر می‌رسد.

ضرب‌شده در ده‌ها هزار تراکنشی که اداره هر سال به آن رسیدگی می‌کند.

به‌علاوه کاغذ، چاپ، مسیریابی، و انبارش فیزیکی که به هر یک چسبیده است.

پول واقعی، ساعات کاری کارکنان و دلارها، که می‌توانست به خدمات سریع‌تر بازگردانده شود.

تجربه فعلی

اتلاف کجا پنهان می‌شود در یک اداره کاغذمحور.

یک تراکنش روزمره واحد را امروز در سراسر اداره دنبال کنید. در هر گام، دلارهای عمومی و دقایق کارکنان بی‌سروصدا به بیرون نشت می‌کنند.

  1. 1
    دریافت

    یک ساکن یک فرم کاغذی را دستی پر می‌کند. اگر فیلدی نامشخص یا ناقص باشد، بسته متوقف می‌ماند تا کسی آن را بگیرد.

    هزینه پنهان: زمان کارکنانی که صرف بازبینی و تصحیح می‌شود پیش از آنکه چیزی بتواند پیش برود.

  2. 2
    بازتایپ

    یک کارمند اطلاعات دست‌نویس را در سامانه اداره تایپ می‌کند، همان داده، که برای بار دوم وارد می‌شود.

    هزینه پنهان: تلاش تکراری به‌علاوه یک فرصت تازه برای خطاهای رونویسی.

  3. 3
    مسیریابی

    بسته فیزیکی برای بازبینی، امضا و تایید میان میزها برده، روی هم چیده، یا پست می‌شود.

    هزینه پنهان: زمان بیکار در حالی که کاغذ در یک سینی منتظر می‌ماند به‌جای آنکه پردازش شود.

  4. 4
    انبارش

    سوابق تکمیل‌شده در انباری فیزیکی بایگانی می‌شوند که باید اجاره، کنترل‌اقلیمی و برای سال‌ها نگهداری شود.

    هزینه پنهان: هزینه‌های جاری تاسیسات و نیروی کار که هر سال رشد می‌کنند.

  5. 5
    بازیابی

    وقتی یک سابقه دوباره مورد نیاز است، کسی باید آن را به‌صورت فیزیکی پیدا، بیرون، رونوشت و دوباره بایگانی کند.

    هزینه پنهان: دقایقی به‌ازای هر درخواست که در هزاران درخواست ضرب می‌شوند.

  6. 6
    تصحیح

    اگر خطایی از قلم افتاده باشد، کل چرخه از نو آغاز می‌شود: با ساکن دوباره تماس گرفته می‌شود، بسته دوباره بیرون کشیده می‌شود، و اصلاحیه دوباره بایگانی می‌شود.

    هزینه پنهان: دوباره‌کاری‌ای که اغلب بیش از خود تراکنش اصلی هزینه دارد.

چشم‌انداز

بیشتر انجام دهید با همان منابع.

عملیات منظم و خودکارسازی مسئولانه: ثبت بدون کاغذ، خودکارسازی فرایند، یک ذهنیت بودجه‌بندی عملکردمحور و از‌صفر، پاسخگویی فروشنده، کاهش تقلب و خطا، و صرفه‌جویی‌هایی که دوباره در خدمات سرمایه‌گذاری می‌شوند. این موتور کارایی است، طرحی که به تامین مالی شش طرح دیگر کمک می‌کند.

ثبت بدون کاغذ

تراکنش‌های روزمره ازدواج، کسب‌وکار (DBA)، سردفتری و سوابق را به دریافت دیجیتال اعتبارسنجی‌شده منتقل کنید تا داده یک‌بار، در منبع، به‌طور تمیز ثبت شود.

خودکارسازی فرایند

بگذارید نرم‌افزار مسئولانه و تحت نظارت انسان به مسیریابی، اعتبارسنجی و تولید سوابق تکراری رسیدگی کند، به کار طاقت‌فرسا، نه به داوری.

بودجه‌بندی عملکردمحور

یک ذهنیت بودجه‌بندی عملکردمحور و از‌صفر را به کار بگیرید: هر قلم هزینه جایگاه خود را با نشان دادن خدمتی که به‌ازای هر دلار ارائه می‌دهد به دست می‌آورد.

پاسخگویی فروشنده

هر قرارداد را با خروجی‌های قابل‌سنجش، قیمت‌گذاری رقابتی، و یک خروج روشن بسنجید، بدون اتلاف خودتمدیدشونده.

کاهش تقلب & خطا

سوابق دیجیتال اعتبارسنجی‌شده و ردهای ممیزی، تقلب را دشوارتر و اشتباهات صادقانه را نادرتر می‌کنند، و از مالیات‌دهندگان و متقاضیان به‌یکسان محافظت می‌کنند.

بازسرمایه‌گذاری صرفه‌جویی‌ها

دلارهایی که با کارایی آزاد می‌شوند در یک صندوق پنهانی ناپدید نمی‌شوند، آن‌ها دوباره در خدمات سریع‌تر و دوستانه‌تر برای مردم سرمایه‌گذاری می‌شوند.

این طرح موتور کارایی طرح است. دلارها و ساعاتی که آزاد می‌کند همان چیزی است که ارائه مجوزهای سریع‌تر ازدواج، ثبت‌های فوری کسب‌وکار، خدمات روان‌شده سردفتری، و شفافیت ارتقایافته را مقرون‌به‌صرفه می‌کند.

چگونه کار می‌کند

چگونه صرفه‌جویی‌ها یافته، سنجیده و بازسرمایه‌گذاری می‌شوند.

یک نظم تکرارپذیر، نه یک کاهش یک‌باره. شما نمی‌توانید چیزی را که نسنجیده‌اید صرفه‌جویی کنید، بنابراین سنجش نخست می‌آید و پاسخگویی در پایان.

01

هر فرایند و هزینه واقعی آن را ترسیم کنید

هر تراکنش روزمره را به‌صورت سرتاسری مستند کنید و هزینه واقعی به‌ازای هر تراکنش را از نظر زمان کارکنان، مواد و انبارش برآورد کنید. شما نمی‌توانید چیزی را که نسنجیده‌اید صرفه‌جویی کنید.

02

اصطکاک و اتلاف را بیابید

گام‌های زائد، ورود تکراری داده، بازتایپ دستی، و هرگونه تاییدیه‌ای که بدون افزودن حفاظت تاخیر می‌افزاید را شناسایی کنید. قراردادهای فروشنده با دامنه بیش‌ازحد یا خودتمدیدشونده را نشانه‌گذاری کنید.

03

پربازده‌ترین جریان‌های کاری را بازطراحی کنید

تغییراتی را که بیشترین خدمت را به‌ازای هر دلار بازمی‌گردانند در اولویت قرار دهید، معمولا دریافت بدون کاغذ و مسیریابی خودکار برای پرحجم‌ترین تراکنش‌ها نخست.

04

مسئولانه خودکارسازی کنید، با حضور یک انسان در چرخه

خودکارسازی را تنها جایی به کار بگیرید که یک فرد آموزش‌دیده خروجی را بازبینی می‌کند و در قبال تصمیم پاسخگو می‌ماند. نرم‌افزار به تکرار رسیدگی می‌کند؛ مردم به داوری.

05

صرفه‌جویی‌ها را بسنجید و منتشر کنید

وضعیت پیش و پس را از نظر هزینه، زمان چرخه و نرخ خطا ردیابی کنید. نتایج را آشکارا گزارش دهید تا مالیات‌دهندگان بتوانند ببینند پولشان چه چیزی خریده است.

06

بازسرمایه‌گذاری در خدمات

ساعات و دلارهای بازپس‌گرفته‌شده را به‌سوی رسیدگی سریع‌تر، دسترسی دیجیتال گسترده‌تر، و شش طرح دیگر در این طرح هدایت کنید.

07

تکرار کنید، هر سال

کارایی را به یک عادت تبدیل کنید، نه یک پروژه یک‌باره. هر چرخه بودجه داده‌ها را بازبینی می‌کند و در پی بهبود بعدی می‌گردد.

بررسی‌های عمیق ویژگی‌ها

چهار اهرم که نظم را تبدیل می‌کنند به دلار.

هر اهرم به‌تنهایی می‌ایستد، و هر یک دیگران را تقویت می‌کند. آن‌ها با هم به اداره امکان می‌دهند با همان منابع بیشتر انجام دهد.

بدون کاغذ & خودکارسازی

داده تمیز را یک‌بار ثبت کنید، سپس بگذارید جریان یابد

تنها بزرگ‌ترین منبع اتلاف در یک اداره کاغذی، انجام دادن همان کار دو بار است. دریافت دیجیتال اعتبارسنجی‌شده اطلاعات یک ساکن را یک‌بار ثبت می‌کند، در لحظه ورود آن را از نظر کامل بودن بررسی می‌کند، و آن را به‌طور تمیز در سراسر بقیه فرایند منتقل می‌کند. مسیریابی خودکار جای سینی فیزیکی کاغذ منتظر روی یک میز را می‌گیرد. نتیجه، رسیدگی سریع‌تر برای مردم و ساعات کاری بسیار کمتری است که صرف بازتایپ و پیگیری فیلدهای ناقص می‌شود.

  • فرم‌های هوشمند فیلدهای الزامی را پیش از آنکه یک بسته در ادامه مسیر متوقف شود اعتبارسنجی می‌کنند.
  • سوابق دیجیتال قابل‌جست‌وجو، پشتیبان‌گیری‌شده، و طبق قواعد نگهداری ارزان برای انبارش هستند.
  • مسیریابی خودکار کاغذ بیکار منتظر در سینی‌های ورودی فیزیکی را از میان برمی‌دارد.
  • یک انسان بازبینی و تایید می‌کند، خودکارسازی به تکرار رسیدگی می‌کند، نه به تصمیم.
بودجه‌بندی عملکردمحور & سنجه‌ها

بودجه بر پایه نتایج، نه بر پایه سکون

یک ذهنیت بودجه‌بندی عملکردمحور و از‌صفر یعنی هر قلم هزینه از صفر آغاز می‌شود و باید خود را با خدمتی که ارائه می‌دهد توجیه کند. به‌جای انتقال هزینه سال گذشته از روی عادت، اداره هزینه به‌ازای هر تراکنش، زمان چرخه و نرخ خطا را برای هر خدمت ردیابی می‌کند، و از آن داده برای تصمیم‌گیری درباره اینکه دلار بعدی کجا بیشترین فایده را دارد استفاده می‌کند. سنجه‌ها منتشر می‌شوند تا مردم و County Commission بتوانند اداره را پاسخگو نگه دارند.

  • هزینه به‌ازای هر تراکنش را برای هر خدمت روزمره‌ای که اداره ارائه می‌دهد ردیابی کنید.
  • زمان چرخه را بسنجید تا بهبودها قابل‌مشاهده باشند، نه شایعه‌ای.
  • هزینه‌کرد را با خدمت ارائه‌شده توجیه کنید، نه با عدد سال گذشته.
  • نتایج را منتشر کنید تا پاسخگویی تعبیه‌شده باشد، نه چسبانده‌شده.
کاهش تقلب & خطا

سوابق صادقانه از مردم صادق محافظت می‌کنند

رسیدگی دستی به کاغذ جایی است که هم تقلب و هم خطاهای تصادفی پنهان می‌شوند. دریافت دیجیتال اعتبارسنجی‌شده، احراز هویت در منبع، و ردهای ممیزی دستکاری‌نمای، رد کردن یک سابقه نادرست را دشوارتر و گرفتن یک اشتباه صادقانه پیش از آنکه به یک تصحیح پرهزینه تبدیل شود آسان‌تر می‌کنند. خطاهای کمتر یعنی تماس‌های مجدد کمتر، سفرهای دوباره کمتر به مرکز شهر، و دلارهای کمتری که صرف اصلاح آنچه باید همان بار اول درست می‌بود می‌شود.

  • اعتبارسنجی در زمان ورود، اطلاعات ناقص یا بدشکل را فورا می‌گیرد.
  • ردهای ممیزی ثبت می‌کنند چه کسی چه کاری و چه زمانی انجام داده، برای هر تراکنش.
  • تصحیح‌های کمتر یعنی تماس‌های مجدد و سفرهای دوباره کمتر برای ساکنان.
  • سوابق قوی‌تر از متقاضیان، اداره و مالیات‌دهنده به‌یکسان محافظت می‌کنند.
پاسخگویی فروشنده & بازسرمایه‌گذاری

هر قرارداد جای خود را به دست می‌آورد، و صرفه‌جویی‌ها به خانه بازمی‌گردند

نرم‌افزار، انبارش و خدمات اغلب جایی هستند که اتلاف بی‌سروصدا انباشته می‌شود: یک قرارداد خودتمدیدشونده که کسی برای آن مناقصه مجدد نگذاشته، ابزاری که اداره از آن فراتر رفته، فروشنده‌ای که برای ظرفیتی که دیگر استفاده نمی‌کند صورت‌حساب می‌فرستد. مدیریت منظم فروشنده یعنی مناقصه رقابتی، قراردادهای پیوندخورده به خروجی‌های قابل‌سنجش، و یک خروج روشن اگر یک فروشنده ضعیف عمل کند. و صرفه‌جویی‌ها ناپدید نمی‌شوند، آن‌ها مستقیما دوباره در خدمات سریع‌تر برای مردم و در تامین مالی بقیه این طرح سرمایه‌گذاری می‌شوند.

  • مناقصه رقابتی و قراردادهای با اندازه مناسب به‌جای تمدیدهای خودکار.
  • خروجی‌ها و قیمت‌گذاری پیوندخورده به عملکرد قابل‌سنجش.
  • یک خروج روشن وقتی یک فروشنده کم‌کاری می‌کند، بدون گیر افتادن.
  • صرفه‌جویی‌های بازسرمایه‌گذاری‌شده در خدمات، نه جذب‌شده در هزینه‌های سربار.
چه کسانی را یاری می‌رساند

وقتی اداره چابک کار می‌کند، همه در منافع سهیم است.

کارایی یک مفهوم انتزاعی نیست. این کارایی به شکل ارزش واقعی برای مردم واقعی در سراسر Clark County نمایان می‌شود.

هر مالیات‌دهنده

با پول عمومی چنان رفتار می‌شود که گویی قرض گرفته شده است، زیرا واقعاً چنین است. اتلاف کمتر یعنی ارزش بیشتری که در ازای همان دلار مالیاتی بازگردانده می‌شود.

بودجه شهرستان

هزینه‌های کمتر برای هر تراکنش و قراردادهای متناسب، فضایی در بودجه برای خدماتی که ساکنان واقعاً به آن نیاز دارند آزاد می‌کند.

کارکنان اداره

ابزارهای بهتر و کار طاقت‌فرسای کمتر. خودکارسازی، وارد کردن دوباره و تکراری داده‌ها را حذف می‌کند تا افراد آموزش‌دیده بتوانند کار معناداری با مردم انجام دهند.

ساکنان & کسب‌وکارها

خدمات سریع‌تر و منظم‌تر، مراجعه‌های مجدد کمتر، انتظار کوتاه‌تر، و سوابقی که از همان بار اول درست هستند.

نسل‌های آینده

یک اداره مدرن و منضبط از نظر مالی، اداره‌ای است که نسل بعدی آن را در وضعیت خوبی به ارث می‌برد، نه غرق در هزینه‌های به تعویق‌افتاده.

امروز در برابر معیار Shaw

همان کار، انجام‌شده با انضباط.

مقایسه‌ای کنار هم از اینکه عملیات روزمره امروز چگونه کار می‌کنند و چگونه کار خواهند کرد وقتی به هر دلار احترام گذاشته شود.

حوزه
امروز
استاندارد شاو
ثبت‌های روزمره
امروزبسته‌های کاغذی که از دست‌های بسیاری می‌گذرند و توسط کارکنان دوباره وارد می‌شوند.
استاندارد شاودریافت دیجیتال اعتبارسنجی‌شده که یک بار و به‌طور تمیز، در منبع ثبت می‌شود.
ورود داده
امروزیک اطلاعات دو بار تایپ می‌شود، یک بار توسط ساکن و یک بار توسط کارمند.
استاندارد شاویک بار وارد می‌شود؛ سپس به‌طور خودکار در سراسر فرایند منتقل می‌شود.
نگهداری سوابق
امروزپرونده‌های فیزیکی که اجاره می‌شوند، با کنترل دما نگهداری می‌گردند و برای سال‌ها حفظ می‌شوند.
استاندارد شاوسوابق دیجیتال امن، قابل‌جستجو، پشتیبان‌گیری‌شده و بسیار ارزان‌تر برای نگهداری.
بودجه‌بندی
امروزرقم سال گذشته، به‌اضافه مقداری اندک، از روی عادت.
استاندارد شاوبودجه‌بندی مبتنی بر عملکرد و بودجه‌بندی بر پایه صفر، گره‌خورده با خدمات به ازای هر دلار.
قراردادهای تأمین‌کنندگان
امروزتمدیدهای خودکار که در طول زمان بی‌سروصدا رشد می‌کنند.
استاندارد شاومناقصه‌های رقابتی، تحویل‌دادنی‌های قابل‌اندازه‌گیری، و یک راه خروج روشن.
خودکارسازی
امروزهیچ‌کدام، هر مرحله دستی است.
استاندارد شاوخودکارسازی مسئولانه برای کارهای تکراری، با حضور یک انسان در فرایند.
خطاها
امروزدیر کشف می‌شوند، به‌کندی اصلاح می‌گردند و بارها هزینه‌شان پرداخت می‌شود.
استاندارد شاودر زمان ورود اعتبارسنجی می‌شوند، اصلاحات کمتر، تماس‌های پیگیری کمتر.
پاسخگویی
امروزدیدن اینکه پول کجا می‌رود دشوار است.
استاندارد شاوشاخص‌های منتشرشده، قابل‌اندازه‌گیری، حسابرسی‌شده و باز.
صرفه‌جویی‌ها
امروزدر هزینه‌های سربار جذب می‌شوند، آن هم اگر اصلاً پیدا شوند.
استاندارد شاومستقیماً در خدمات سریع‌تر برای مردم سرمایه‌گذاری دوباره می‌شوند.
بر پایه تجربه Dr. Shaw

او سازمان‌های ناب را اداره کرده و از هر دلار نهایت بهره را برده است.

این نظریه نیست. این روشی است که Dr. Shaw در سراسر دوران کاری خود، چه در کسب‌وکار و چه در خدمت به جامعه، بر اساس آن عمل کرده است.

بنیان‌گذار & گرداننده یک شرکت برنده جایزه

Dr. Shaw شرکت envision ID را بنا نهاد و اداره کرد، یک شرکت برنده جایزه در حوزه هویت و طراحی، که در آن حقوق کارکنان را پرداخت می‌کرد، بودجه‌ها را مدیریت می‌نمود و از هر دلار یک کسب‌وکار واقعی نهایت بهره را می‌برد.

مدیر کل در frog design

به‌عنوان مدیر کل در شرکت نوآوری جهانی frog design، او تیم‌ها و عملیات را در مقیاس بزرگ رهبری کرد، جایی که بودجه‌های منضبط و تحویل پاسخگو غیرقابل‌مذاکره بودند.

رهبری CityServe Nevada

او CityServe Nevada را در توزیع بیش از $1 million کالا به بیش از 300 جانباز رهبری کرد، تلاشی در زمینه لجستیک و مدیریت منابع که منابع محدود را به حداکثر تأثیر تبدیل کرد.

کارنامه‌ای از عملیات ناب

در سراسر کار در کسب‌وکار و کارهای غیرانتفاعی، خط مشترک یکسان است: ناب اداره کن، نتایج را اندازه بگیر و هر دلار را به‌حساب بیاور. این دقیقاً همان انضباطی است که مالیات‌دهندگان در اداره Clerk شایسته آن هستند.

اصول مدیریت منابع

شش تعهد که بر آن حاکم است هر دلار.

کارایی بدون اصول، صرفاً کاهش هزینه است. این‌ها قواعد پابرجایی هستند که Dr. Shaw اداره را به رعایت آن‌ها پایبند خواهد کرد.

با پول عمومی چنان رفتار کن که گویی قرض گرفته شده

زیرا واقعاً چنین است. هر دلار در بودجه اداره از یک ساکن Clark County آمده است که آن را به‌دست آورده. این واقعیت بر نحوه خرج‌شدن آن حاکم است.

پیش از کاهش، اندازه بگیر

هیچ تغییری بر اساس حدس و گمان انجام نمی‌شود. ابتدا هر فرایند ترسیم و هزینه واقعی آن برآورد می‌شود، تا صرفه‌جویی‌ها واقعی باشند و هرگز به بهای خدمات تمام نشوند.

یک انسان را پاسخگو نگه دار

خودکارسازی کارهای تکراری را برعهده می‌گیرد، اما فردی مشخص هر تصمیمی را که با سابقه یک ساکن سروکار دارد بررسی می‌کند و مسئولیت آن را می‌پذیرد. مسئولیت هرگز به نرم‌افزار واگذار نمی‌شود.

از کسانی که کار را انجام می‌دهند محافظت کن

کارایی کارکنان را از کارهای طاقت‌فرسا رها می‌کند؛ آن‌ها را حذف نمی‌کند. زمان بازپس‌گرفته‌شده به سمت خدمات ارزشمندتر برای مردم هدایت می‌شود.

صادقانه گزارش بده، از جمله ناکامی‌ها

صرفه‌جویی‌ها منتشر و حسابرسی می‌شوند. هنگامی که یک تغییر کمتر از انتظار عمل کند، داده‌ها همین را خواهند گفت، و اداره به‌جای توجیه‌سازی، خود را اصلاح خواهد کرد.

هر دلار صرفه‌جویی‌شده را دوباره سرمایه‌گذاری کن

صرفه‌جویی‌ها یک جام افتخار نیستند. آن‌ها سوخت هستند، که در خدمات سریع‌تر و در اجرای شش طرح دیگر این برنامه دوباره سرمایه‌گذاری می‌شوند.

اجرا در فازها

مسیری مسئولانه و سنجیده، نه یک دگرگونی مخرب.

نوسازی به‌صورت مرحله‌ای اجرا می‌شود، با آغاز از کارهایی که بیشترین تأثیر را دارند و همواره در چارچوب فرایند بودجه شهرستان.

فاز 1

اندازه‌گیری & پیروزی‌های سریع (100 روز نخست)

  • تراکنش‌های روزمره پرحجم را ترسیم کن و هزینه واقعی هر تراکنش آن‌ها را برآورد کن.
  • هر قرارداد فعال تأمین‌کننده را از نظر متناسب‌سازی، قیمت‌گذاری رقابتی و دام‌های تمدید خودکار بررسی کن.
  • مراحل بدیهی ورود تکراری داده را که می‌توان به‌سرعت حذف کرد شناسایی کن.
فاز 2

نوسازی گردش‌کارها

  • دریافت دیجیتال اعتبارسنجی‌شده را ابتدا برای پرتأثیرترین خدمات، در چارچوب فرایند بودجه شهرستان، اجرا کن.
  • خودکارسازی مسئولانه و تحت نظارت انسان را برای مسیریابی و اعتبارسنجی تکراری معرفی کن.
  • یک داشبورد بودجه‌بندی مبتنی بر عملکرد راه‌اندازی کن که هزینه، زمان چرخه و نرخ خطا را ردیابی کند.
فاز 3

نهادینه‌سازی & سرمایه‌گذاری دوباره

  • بازبینی کارایی را به بخشی پابرجا از هر چرخه بودجه سالانه تبدیل کن.
  • صرفه‌جویی‌های اندازه‌گیری‌شده را در خدمات سریع‌تر و شش طرح دیگر برنامه دوباره سرمایه‌گذاری کن.
  • نتایج را به‌طور باز منتشر کن تا مالیات‌دهندگان بتوانند ببینند پولشان چه چیزی خریده است.
تدابیر حفاظتی

هزینه کمتر هرگز به معنای کیفیت کمتر نیست.

هر تضمین زیر برای آن وجود دارد که کارایی از ساکنان و کارکنان محافظت کند، به‌جای آنکه آن‌ها را در معرض خطر قرار دهد.

بدون اخراج؛ جابه‌جایی، نه کاهش

کارایی درباره رهاسازی افراد ماهر از کارهای طاقت‌فرسا است، نه حذف مشاغل. زمان کارکنان که از وارد کردن دوباره داده‌ها بازپس گرفته می‌شود، به سمت کمک به مردم، ابزارهای بهتر و کار بهتر هدایت می‌شود.

نظارت انسانی بر تمام خودکارسازی‌ها

خودکارسازی کارهای تکراری را برعهده می‌گیرد؛ فردی آموزش‌دیده خروجی را بررسی می‌کند و در قبال هر تصمیم پاسخگو می‌ماند. هیچ تصمیم‌گیری جعبه‌سیاهی درباره سوابق مردم وجود ندارد.

امنیت داده & حریم خصوصی در اولویت

سوابق دیجیتال با امنیت مناسب و کنترل‌های دسترسی، همسو با قانون Nevada و استانداردهای فناوری اطلاعات شهرستان، محافظت می‌شوند.

صرفه‌جویی‌های قابل‌اندازه‌گیری & حسابرسی‌شده

صرفه‌جویی‌های ادعاشده ردیابی و گزارش می‌شوند و مشمول حسابرسی هستند. اگر یک تغییر نتیجه ندهد، داده‌ها همین را خواهند گفت و ما خود را اصلاح می‌کنیم.

بدون کاهش خدمات

صرفه‌جویی‌ها از حذف اتلاف به‌دست می‌آیند، نه از کاهش ساعات، دسترسی یا کمکی که ساکنان به آن تکیه دارند. خدمات باید سریع‌تر شود، نه کم‌مایه‌تر.

در چارچوب فرایند بودجه شهرستان

هر تغییری به اختیار بودجه‌ای کمیسیون شهرستان (County Commission) و قانون قابل‌اجرای Nevada احترام می‌گذارد. این‌ها اهداف Clerk هستند که از طریق فرایند صحیح پیش برده می‌شوند.

افسانه در برابر واقعیت

روشن‌سازی اینکه «کارایی» واقعاً به چه معناست.

از کارایی تصویری اغراق‌آمیز ساخته می‌شود. این‌جا می‌بینید که در اداره Clerk واقعاً به چه معناست، و هرگز چه معنایی نخواهد داشت.

افسانه

کارایی یعنی اخراج.

واقعیت

یعنی جابه‌جایی. ساعات بازپس‌گرفته‌شده صرف خدمت به مردم می‌شوند، نه کاهش لیست حقوق.

افسانه

خودکارسازی جایگزین قضاوت می‌شود.

واقعیت

خودکارسازی کارهای تکراری را برعهده می‌گیرد. فردی آموزش‌دیده هر تصمیمی را که بر سابقه یک ساکن اثر می‌گذارد بررسی می‌کند.

افسانه

کاهش هزینه یعنی کاهش خدمات.

واقعیت

صرفه‌جویی‌ها از حذف اتلاف به‌دست می‌آیند، نه از کاهش ساعات یا دسترسی. هدف خدمات سریع‌تر است، نه کم‌مایه‌تر.

افسانه

این صرفه‌جویی‌ها تضمین‌شده‌اند.

واقعیت

این‌ها اهداف اندازه‌گیری‌شده‌ای هستند که به‌طور باز گزارش می‌شوند و مشمول حسابرسی‌اند، از جمله زمانی که نتایج کمتر از انتظار باشند.

افسانه

نوسازی یعنی افزایش هزینه‌ها.

واقعیت

هدف عکس این است: ارائه خدمات بیشتر با همان هزینه از طریق حذف اتلاف، در چارچوب قانون Nevada.

افسانه

این یعنی Clerk دارد در انتخابات دست می‌برد.

واقعیت

Clerk انتخابات را اداره نمی‌کند. این موضوع به سوابق، مجوزها، ثبت‌ها و بودجه اداره مربوط می‌شود.

بر اساس اعداد

تأثیر پیش‌بینی‌شده کارایی، به‌صورت اهداف بیان‌شده.

این‌ها اهداف هستند، نه تضمین. ارقام واقعی به فرایند بودجه شهرستان، قانون Nevada و داده‌هایی که پس از آغاز کار گردآوری می‌شوند بستگی دارند. تعهد ما اندازه‌گیری صادقانه و گزارش‌دهی باز است.

هدف
ثبت‌های روزمره پرحجم را از کاغذ به دریافت دیجیتال اعتبارسنجی‌شده منتقل کن.
هدف
ورود تکراری داده در تراکنش‌های روزمره را به‌سمت صفر کاهش بده.
هدف
خطاهای قابل‌اجتناب سوابق و چرخه‌های پرهزینه اصلاحی را که ایجاد می‌کنند کاهش بده.
هدف
100% صرفه‌جویی‌های اندازه‌گیری‌شده را در خدمات سریع‌تر و بقیه برنامه دوباره سرمایه‌گذاری کن.
«پول عمومی پول قرض‌گرفته‌شده است؛ این پول به مردمی تعلق دارد که آن را به‌دست آورده‌اند. من تمام دوران کاری خود را صرف اداره ناب و به‌حساب‌آوردن هر دلار کرده‌ام، و اداره Clerk را به همان استاندارد پایبند خواهم کرد: خدمات بهتر، هزینه کمتر، احترام به هر دلار."
Dr. Howell Shaw نامزد دفتر ثبت شهرستان کلارک
پرسش & پاسخ

پاسخ‌های صریح درباره هزینه، مشاغل و پاسخگویی.

جزئیات صادقانه پشت «صرفه‌جویی چشمگیر برای مالیات‌دهندگان.»

آیا این کار مشاغل در اداره Clerk را کاهش می‌دهد؟

خیر. هدف جابه‌جایی کارکنان است، نه کاهش آن‌ها. خودکارسازی، وارد کردن دوباره داده‌ها و جابه‌جایی کاغذها را حذف می‌کند تا افراد آموزش‌دیده بتوانند وقتشان را صرف کمک به مردم کنند. کارایی دست‌های ماهر را آزاد می‌کند، آن‌ها را حذف نمی‌کند.

صرفه‌جویی‌ها در عمل چگونه اندازه‌گیری می‌شوند؟

از طریق ترسیم هر فرایند روزمره و برآورد هزینه واقعی هر تراکنش آن از نظر زمان کارکنان، مواد و نگهداری، و سپس ردیابی وضعیت پیش و پس از تغییر در هزینه، زمان چرخه و نرخ خطا. ارقام به‌طور باز گزارش می‌شوند و مشمول حسابرسی هستند، تا صرفه‌جویی‌های ادعاشده بتوانند تأیید شوند، نه اینکه صرفاً ادعا گردند.

هوش مصنوعی یا خودکارسازی چگونه به‌طور ایمن به‌کار می‌رود؟

مسئولانه، و همواره با حضور یک انسان در فرایند. خودکارسازی، مسیریابی و اعتبارسنجی تکراری را برعهده می‌گیرد؛ یکی از کارکنان آموزش‌دیده خروجی را بررسی می‌کند و در قبال هر تصمیمی که بر سابقه یک ساکن اثر می‌گذارد پاسخگو می‌ماند. هیچ تصمیم‌گیری جعبه‌سیاهی درباره ثبت‌های مردم وجود ندارد.

آیا هزینه‌ها برای تأمین مالی نوسازی افزایش می‌یابند؟

افزایش هزینه‌ها هدف نیست، بلکه عکس آن درست است. هدف کارایی، ارائه خدمات بیشتر با همان هزینه یا هزینه کمتر است. هر هزینه از طریق فرایند صحیح شهرستان و قانون Nevada تعیین می‌شود، و هدف این طرح، حفظ وضعیت موجود از طریق حذف اتلاف است، نه از طریق دریافت پول بیشتر از ساکنان.

مالیات‌دهندگان چگونه خواهند دانست که پول به‌خوبی خرج شده است؟

از طریق شاخص‌های عملکرد منتشرشده، هزینه هر تراکنش، زمان چرخه و نرخ خطا، و از طریق فرایند منظم بودجه و حسابرسی شهرستان. پاسخگویی از همان ابتدا در دل کار تعبیه شده است، نه اینکه بعداً به آن افزوده شود. اگر یک تغییر نتیجه ندهد، داده‌ها آن را نشان خواهند داد و اداره خود را اصلاح خواهد کرد.

آیا در حین نوسازی، خدمات کندتر می‌شوند؟

این برنامه به‌گونه‌ای طراحی شده که خدمات را سریع‌تر کند، نه کندتر. نوسازی به‌صورت مرحله‌ای اجرا می‌شود، با آغاز از پرتأثیرترین تراکنش‌ها، و به فرایند بودجه شهرستان احترام می‌گذارد تا تغییرات به‌جای آنکه مخرب باشند، پایدار بمانند.

آیا Clerk انتخابات را اداره می‌کند؟

خیر. در Clark County، انتخابات به‌طور جداگانه توسط Registrar of Voters اداره می‌شود. این کار در زمینه کارایی به وظایف واقعی Clerk مربوط می‌شود، یعنی مجوزهای ازدواج، ثبت‌های کسب‌وکار (DBA)، احکام دفتر اسناد رسمی و سوابق رسمی، و نیز به بودجه اداره و قراردادهای تأمین‌کنندگان.

بر سر پولی که اداره صرفه‌جویی می‌کند چه می‌آید؟

این پول دوباره در خدمات برای مردم، زمان پاسخ‌دهی سریع‌تر، دسترسی دیجیتال گسترده‌تر، و در تأمین مالی شش طرح دیگر برنامه سرمایه‌گذاری می‌شود. این طرح، موتور کارایی است که به پرداخت هزینه بقیه کمک می‌کند.

آیا این ارقام صرفه‌جویی تضمین‌شده‌اند؟

این‌ها اهداف هستند، نه تضمین. ارقام برای ارائه زمینه آورده شده‌اند و به فرایند بودجه شهرستان، قانون Nevada و داده‌های دنیای واقعی پس از آغاز کار بستگی دارند. تعهد ما اندازه‌گیری صادقانه و گزارش‌دهی باز است، از جمله زمانی که نتایج کمتر از انتظار باشند.

آیا این صرفاً سرهم‌بندی کردن کارهاست؟

خیر. سرهم‌بندی کردن کارها خدمات را بدتر می‌کند؛ این کار آن را بهتر می‌کند. هر تضمینی، یعنی نظارت انسانی، امنیت داده، بدون کاهش خدمات، بدون اخراج، نتایج حسابرسی‌شده، دقیقاً برای آن وجود دارد که هزینه کمتر هرگز به معنای کیفیت کمتر نباشد.

زبان ساده

اصطلاحات بودجه‌بندی، بدون زبان فنی پیچیده.

پاسخگویی یعنی فهمیده‌شدن. این‌جا می‌بینید که اصطلاحات کلیدی این طرح واقعاً به چه معنا هستند.

بودجه‌بندی بر پایه صفر
هر ردیف هزینه در هر چرخه از صفر آغاز می‌شود و باید با خدماتی که ارائه می‌دهد خود را توجیه کند، به‌جای آنکه رقم سال گذشته به‌طور خودکار منتقل شود.
بودجه‌بندی عملکردمحور
گره‌زدن تصمیم‌های هزینه‌ای به نتایج قابل‌اندازه‌گیری، هزینه هر تراکنش، زمان چرخه، نرخ خطا، تا دلارها به دنبال خدماتی بروند که بیشترین ارزش را ارائه می‌دهند.
هزینه هر تراکنش
هزینه واقعی و تمام‌شده یک ثبت روزمره، پس از احتساب زمان کارکنان، مواد، مسیریابی و نگهداری، رقمی که آشکار می‌کند اتلاف واقعاً کجا قرار دارد.
زمان چرخه
مدتی که یک تراکنش از دریافت تا تکمیل طول می‌کشد. زمان چرخه کوتاه‌تر یعنی خدمات سریع‌تر برای ساکنان و هزینه کمتر برای هر ثبت.
دریافت دیجیتال اعتبارسنجی‌شده
یک فرم آنلاین که اطلاعات را در همان لحظه ورود از نظر کامل‌بودن بررسی می‌کند، تا بسته‌ها بعداً به‌خاطر یک فیلد جاافتاده یا نادرست متوقف نشوند.
انسان در فرایند
استانداردی که ایجاب می‌کند فردی آموزش‌دیده هر تصمیمی را که یک فرایند خودکار به تولید آن کمک می‌کند بررسی کند و در قبال آن پاسخگو بماند.
نگهداری سوابق
قواعد Nevada که ایجاب می‌کند برخی سوابق برای دوره‌های مشخصی نگهداری شوند. نگهداری دیجیتال این تعهدات را بسیار ارزان‌تر از پرونده‌های فیزیکی برآورده می‌کند.
متناسب‌سازی تأمین‌کنندگان
بازبینی هر قرارداد تا اداره تنها برای ظرفیت و امکاناتی که واقعاً استفاده می‌کند هزینه بپردازد، نه برای آنچه دیگر به آن نیازی ندارد.
استنادها

مراجع & منابع

  1. 01

    Clark County، بودجه سالانه & امور مالی

    منبع: www.clarkcountynv.gov/government/departments/finance/index.php →

  2. 02

    Clark County Clerk, Official Site

    منبع: www.clarkcountynv.gov/government/elected_officials/county_clerk →

  3. 03

    Clark County، درگاه داده‌های باز

    منبع: www.clarkcountynv.gov/government/departments/information_technology/open_data.php →

  4. 04

    GFOA، بهترین شیوه‌ها در بودجه‌بندی عمومی

    منبع: www.gfoa.org/best-practices →

اعداد از منابع عمومی شهرستان کلارک، دبیر ایالت نوادا و گردشگری لاس‌وگاس برگرفته شده و برای زمینه ارائه شده‌اند. پیشنهادها، هدف‌های دکتر شاو برای دفتر را توصیف می‌کنند و تابع قانون قابل‌اجرای نوادا و فرایندهای شهرستان هستند. پرداخت‌شده توسط دوستان هاول شاو.

احترام به هر دلار

بیایید اداره Clerk را چنان اداره کنیم که گویی مالیات‌دهندگان در حال تماشا هستند، زیرا واقعاً چنین است.

کمک کنید Dr. Howell Shaw را به اداره Clerk شهرستان Clark County بفرستیم و مدیریت منضبط و مدرن منابع را به هر ردیف از بودجه بیاوریم.

Live Chat!